AI E-mail Agent op Email Inbox voor Automatische Routing
Efficiënter email inbox beheer met een A.I. agent op maat.
Project Overzicht
BouwUnie is de overkoepelende organisatie voor bouwbedrijven in België. Leden kunnen er terecht met vragen over HR, marketing, sales en operationele thema’s.Een veelvoorkomende uitdaging: de grote hoeveelheid inkomende emails op het algemene info@bouwunie.be-adres.
Het probleem
- Hondertal emails per dag op het info@ adres
- Tientallen ledenvragen per dag via één algemene mailbox
- Handmatig doorsturen kostte veel tijd
- Trage of verkeerde doorverwijzing naar de juiste expert
- Hoge belasting voor medewerkers
- Nood aan snelle, automatische e-mailrouting
Vooraleer we overgegaan zijn naar implementatie van de A.I. email agent hebben we eerst de medewerkers als het management een training & workshop gegeven over het gebruik van A.I. binnen de organisatie.
Project Uitvoering
Voor BouwUnie ontwikkelden we een AI e-mail agent die direct op de email inbox is aangesloten.
Deze agent:
- Leest elke inkomende mail automatisch in
- Herkent het onderwerp en koppelt het aan de juiste expert binnen BouwUnie
- Routeert het bericht direct door naar de juiste persoon of afdeling
De AI-agent is getraind met voorbeelden van veelgestelde vragen, zodat hij feilloos kan onderscheiden tussen bv. marketingvragen, ledenservice, HR-issues of technische vragen.
Tijdens de testfase werd de routing continu geoptimaliseerd. Het systeem is nu volledig operationeel en verwerkt dagelijks alle inkomende mails – zonder tussenkomst van de office manager. Dit is volledig gebouwd geweest op de tools van Microsoft zelf via Power Automate, Copilot studio, Azure,...
Resultaten
- Volledige automatisering van de e-mailverdeling via de AI e-mail agent
- Directe herkenning van e-mailtype en bijhorende expert
- Voorbeeld: Marketingmail? → Automatisch in de juiste map. Ledenvraag? → Conceptantwoord wordt klaargezet voor de juiste expert.
- Centraal beheer van experts en expertisedomeinen
- Tijdbesparing, hogere reactiesnelheid en minder fouten
Conclusie
Met de implementatie van een AI e-mail agent op de email inbox heeft BouwUnie de interne communicatie en werkstroom aanzienlijk verbeterd. De leden krijgen sneller antwoord, medewerkers besparen tijd en de organisatie werkt efficiënter.
