Hoe Verlimac zijn volledige administratie automatiseerde met maatwerksoftware

Wie is Verlimac?

Verlimac is een loonsproeibedrijf uit Vlaanderen, gerund door Olivier Vermeersch. Het bedrijf behandelt landbouwpercelen voor tientallen klanten en doet aan cropcare en consultancy. Verlimac werkte met twee aparte softwareprogramma's voor het beheer van percelen en behandelingen. Een van die programma's werd stopgezet door de leverancier. Tegelijk groeide de administratieve last zo sterk dat het team regelmatig nachtshiften moest draaien om alles bij te houden. Verlimac zocht een oplossing die beide systemen kon vervangen en de administratie kon automatiseren.

De vraag

Verlimac klopte bij Flowkify aan met een duidelijk probleem. Elke factuur kostte veel tijd. Producten werden bijgehouden in een handmatige lijst. Behandelingen werden manueel geregistreerd in meerdere systemen. En wettelijke verplichtingen rond Fytoweb, doseringen en intervalregels werden handmatig opgevolgd.

"Hoe zorgen we dat we onze planning, facturatie en wettelijke registraties niet meer manueel hoeven te doen? En hoe bouwen we dat in één systeem dat werkt op de iPad, op het veld?"

De aanpak

Flowkify startte met een grondige analyse van de bestaande werkprocessen. We bekeken hoe Verlimac percelen beheert, hoe behandelingen worden geregistreerd, hoe facturen worden opgemaakt en welke wettelijke verplichtingen er gelden. Op basis daarvan definieerden we een MVP bestaande uit twee fases: eerst de administratieve basis automatiseren, dan digitale planning en gebruiksgemak toevoegen.

Het project werd uitgevoerd in sprints van twee weken. Na elke sprint was er een reviewmoment waarbij Verlimac direct feedback kon geven op wat gebouwd was. Zo konden we snel bijsturen en bouwen we enkel wat echt nodig was.

Wat er gebouwd is

1. Centrale database met perceelsbeheer

De kern van de applicatie is een gestructureerde database met percelen, klanten, producten en leveranciers. Percelen worden aangemaakt via een interactieve kaart met honderden klikbare landbouwpercelen, gebaseerd op data van Geopunt Vlaanderen. Je kunt percelen handmatig aanpassen in oppervlakte, meerdere percelen combineren tot één en buitenlandse percelen toevoegen. Het bouwplan per jaar is gekoppeld aan elk perceel, zodat de historiek altijd beschikbaar is.

2. Behandelingsregistratie met Fytoweb-integratie

Elke sproeibeurt wordt geregistreerd via een eenvoudig formulier, geoptimaliseerd voor gebruik op een tablet of iPad. Je kiest het perceel, het gewas, de methode en het product. De applicatie vult automatisch de oppervlakte en de minimale dosering in op basis van Fytoweb-data. Producten die niet geregistreerd staan voor dat gewas, of die buiten de intervalregels vallen, worden automatisch gemarkeerd. Zo worden wettelijke overtredingen proactief vermeden.

3. Gewasbeschermingsregister en teeltfiches

Na elke behandeling wordt automatisch het gewasbeschermingsregister bijgewerkt. Per perceel en per jaar is een volledig overzicht beschikbaar van alle behandelingen, producten, doseringen en data. Dit register is te downloaden als PDF en is altijd up-to-date.

4. Digitale planning met bulkfunctie

De planningsmodule toont een weekkalender met alle geplande sproeidagen. Met de bulkplanningsfunctie kies je een gewas en selecteer je meerdere percelen in één stap. De kalender toont ook automatisch wanneer een perceel niet ingepland mag worden door een intervaloverschrijding.

5. Automatische facturatie

Zodra een sproeibeurt als voltooid wordt gemarkeerd, staat de factuur klaar. De applicatie koppelt via een API met het boekhoudplatform van Verlimac. Alle factuurgegevens worden automatisch ingevuld op basis van de behandelingsregistratie: klant, perceel, product, dosering en bespoten hectare. Wat vroeger veel tijd per factuur kostte, is nu een kwestie van seconden.

6. Stockbeheer en productcatalogus

De productcatalogus vervangt de manuele lijst. Producten zijn centraal beheerd met prijsinformatie per leverancier en koppeling aan Fytoweb-data. Het stockbeheer toont welke producten beschikbaar zijn bij het plannen van een behandeling.

Verlimac ging van twee verouderde systemen en een handmatige lijst naar één geïntegreerde applicatie die werkt op de iPad, op het veld en op kantoor. Facturatie die vroeger veel tijd vroeg, gebeurt nu automatisch na elke sproeibeurt. Wettelijke registraties worden bijgehouden zonder manuele tussenkomst. De nachtshiften voor administratie zijn voorbij.

Het volledige MVP werd opgeleverd en in productie gezet binnen drie maanden. Flowkify blijft Verlimac ondersteunen tijdens de hypercarefase en bereidt intussen fase 3 voor, met financiële analyses per teelt en uitbreiding van het klantportaal.

Wil je weten wat maatwerksoftware kan betekenen voor jouw agrarisch of loonbedrijf? Neem contact op met Flowkify voor een kennismakingsgesprek.