Hoe TSG Belgium technische kennis van 1000+ documenten beschikbaar maakte via een A.I. assistent

Wie is TSG Belgium?

TSG Belgium is een technisch dienstverlener die zich specialiseert in brandstof- en betaalsystemen voor tankstations. Het bedrijf beheert en ondersteunt complexe installaties voor grote klanten in de Benelux en Europa. Hun technisch team werkt dagelijks met uitgebreide documentatie van verschillende leveranciers. Handleidingen van honderden pagina's, foutcodes, installatiegidsen en klantspecifieke procedures: alles staat ergens in een document. Maar dat document snel terugvinden is een ander verhaal.

De vraag

TSG Belgium klopte bij Flowkify aan met een concreet probleem. Medewerkers verloren te veel tijd met zoeken in technische documenten. Een nieuwe collega die een vraag had over een fuelpos-systeem, moest door een PDF van 751 pagina's bladeren. Ervaren medewerkers kenden de weg, maar nieuwe collega's niet.

"Hoe kunnen we onze medewerkers sneller toegang geven tot de juiste technische informatie, zodat ze klanten sneller en accurater kunnen helpen?"

De doelstelling was duidelijk: kortere doorlooptijd bij de helpdesk, minder escalaties en sneller onboarden van nieuwe medewerkers.

De aanpak

Flowkify startte het project op 4 november 2025 met een kick-off. Daarna werkten we in zeven sprints van telkens twee weken. We begonnen eenvoudig: eerst testen wat Microsoft Copilot Studio standaard aankon. Dat bleek al snel onvoldoende voor de omvang en complexiteit van de documenten bij TSG. We schakelden over naar een geavanceerdere architectuur via Microsoft Azure. Zo bouwden we stap voor stap een oplossing die specifiek geschikt was voor grote technische documentensets.

Wat er gebouwd is

1. Answerly. De front-end kennisagent in Microsoft Copilot

Answerly is een A.I. agent die medewerkers kunnen raadplegen via Microsoft Copilot. Ze typen een vraag in gewone taal. De agent zoekt het antwoord op in de opgeladen technische documentatie en geeft een duidelijk antwoord terug.

• De medewerker stelt een vraag in Microsoft Copilot, bijvoorbeeld: hoeveel pompen kan je koppelen aan een fuelpos-systeem?
• Answerly zoekt door meer dan 100 technische documenten
• Answerly vermeldt ook de bron: de naam van het document en het exacte paginanummer waar het antwoord staat.
• De medewerker kan het document zelf openen en het antwoord verifiëren.

Het voordeel: medewerkers vinden het juiste antwoord in seconden, zonder zelf door honderden pagina's te zoeken.

2. Knowledge management app. De back-end voor documentbeheer

Naast de front-end bouwden we een beheertool waarmee TSG zelf documenten kan opladen en labelen. Deze applicatie is gebouwd op Microsoft Dynamics 365 en Power Apps.

• Documentbeheerders navigeren via productfamilies naar het juiste segment, zoals POS, dispensers of betaalterminals.
• Ze laden een document op en voegen metadata toe: voor welk product, welke klant, welke regio en welke productversie is dit document relevant?
• Met de knop 'Upload to agent' wordt het document beschikbaar gemaakt voor Answerly.
• Op de achtergrond wordt het document automatisch verwerkt en opgeslagen in de kennisbank.

Het voordeel: TSG beheert zelf welke kennis Answerly gebruikt. Verouderde documenten worden niet meer meegenomen. Alleen actuele en relevante informatie blijft beschikbaar.

3. Geavanceerde verwerking van technische documenten

Technische documenten bij TSG zijn complex. Sommige tellen meer dan 750 pagina's. Ze bevatten tabellen die over meerdere pagina's lopen en afbeeldingen met technische informatie. Standaard A.I.-tools kunnen daar niet goed mee overweg. Flowkify paste drie geavanceerde technieken toe:

• Slimme opsplitsing van documenten (Advanced Chunking): in plaats van documenten blind in stukken te kappen, houdt het systeem rekening met de structuur. Titels en secties blijven intact. Zo weet de agent altijd tot welk hoofdstuk een antwoord behoort.
• Geavanceerde afbeeldingsanalyse: standaard tekstherkenning haalt enkel zichtbare tekst uit afbeeldingen. Flowkify gebruikte A.I. om afbeeldingen volledig te omschrijven. Een kassasysteem met een welkomstscherm en een Prizma-logo wordt dan correct herkend en doorzoekbaar.
• HNSW-algoritme voor sneller zoeken: dit algoritme zorgt ervoor dat Answerly de juiste documentfragmenten sneller terugvindt. Het resultaat is kortere antwoordtijd en hogere nauwkeurigheid.

Bovendien kregen alle velden in de kennisbank een gewicht mee. Documentnaam, product, productfamilie en versie tellen zwaarder mee bij het zoeken dan de ruwe inhoud. Zo vindt de agent sneller het meest relevante document.

In februari 2026 leverde Flowkify versie 1 op. TSG Belgium beschikt nu over een werkende kennisagent met meer dan 1000 technische documenten. Medewerkers kunnen via Microsoft Copilot vragen stellen in gewone taal en krijgen binnen enkele seconden een antwoord met bronvermelding. Ze hoeven niet langer zelf te zoeken in lijvige documenten.

De kennisbank is volledig in handen van TSG zelf. Documentbeheerders kunnen nieuwe documenten opladen, labelen en beschikbaar stellen voor de agent. Zo blijft de kennis altijd actueel.

De volgende stap is uitbreiding naar meer productfamilies en het opsplitsen van de agent in gespecialiseerde sub-agents per domein. Dat maakt de antwoorden nog nauwkeuriger en de agent nog gemakkelijker te beheren.

Flowkify blijft TSG Belgium ondersteunen als A.I.-partner, met focus op schaalbare oplossingen en maximale impact op de dagelijkse werking van het technisch team.