Hoe ACS Accountants 87% tijdwinst boekt op openstaande posten dankzij automatisering

Wie is ACS Accountants?

ACS Accountants is een Belgisch accountantskantoor met een team van dossierbeheerders en accountants dat kmo's en zelfstandigen begeleidt bij hun boekhouding en fiscaliteit. Het kantoor werkt dagelijks met Exact Online als centraal boekhoudpakket. Om hun dienstverlening scherp te houden, zochten ze naar manieren om repetitief, manueel werk te verminderen. De opvolging van openstaande facturen was daarin een van de grootste tijdvreters.

De vraag

Elke dossierbeheerder bij ACS besteedde zo'n 15 minuten per klant aan het manueel opsporen van openstaande facturen, het exporteren van een PDF uit Exact Online en het opstellen van een e-mail naar de klant. Bij een groot klantenbestand liep dat snel op tot tientallen uren per kwartaal. De vraag was duidelijk:

"Hoe kunnen we het opvragen en opvolgen van openstaande facturen automatiseren, zodat onze dossierbeheerders meer tijd overhouden voor werk dat echt waarde toevoegt?"

De aanpak

Flowkify startte met een A.I. Opportunity Mapping bij ACS Accountants. Daarin brachten we samen de pijnpunten in het bestaande proces in kaart. Het werd snel duidelijk dat het opvragen van openstaande posten het meeste tijd opslorpte en het meest foutgevoelig was. Op basis van die analyse werkten we een business case uit en begonnen we met de bouw van een automatiseringsoplossing boven op Exact Online.

Wat er gebouwd is

1. Automatisch platform voor openstaande posten

We bouwden een webapplicatie die rechtstreeks verbonden is met de Exact Online API. De dossierbeheerder logt in, zoekt een klant op en ziet meteen een overzicht van alle openstaande posten: klanten, leveranciers en wachtrekening. De app draait op Azure en is bereikbaar op elk toestel.

Hoe het werkt:

1. De dossierbeheerder zoekt de klant op via naam of nummer.
2. De app haalt automatisch de openstaande posten op via de Exact Online API.
3. De dossierbeheerder filtert op bedrag (bijvoorbeeld enkel posten boven 100 euro), type post of ouderdom.
4. De app genereert automatisch een begrijpelijke e-mail voor de klant. Geen technische PDF meer, maar een duidelijke boodschap.
5. De dossierbeheerder valideert de e-mail en verstuurt met een klik.
6. De opvolging wordt bijgehouden: wie heeft wat ontvangen, wanneer en met welk resultaat.

Voordeel: de dossierbeheerder hoeft niet meer manueel in en uit Exact Online te werken, geen PDF's meer te exporteren of e-mails van nul op te bouwen.

2. Slimme filtering en prioritering

Het platform filtert automatisch op bedrag en ouderdom. Kleine tickets onder een ingestelde drempel worden niet meegenomen. Zo gaan er geen e-mails meer naar klanten over een parkeerticket van 15 euro. Dossiers met veel openstaande posten of hoge bedragen krijgen prioriteit. De dossierbeheerder ziet in een oogopslag waar ze het eerst moeten ingrijpen.

3. Historiek en opvolging per dossier

Elke actie wordt bijgehouden in een database. De dossierbeheerder kan commentaar toevoegen per dossier en zien wanneer er voor het laatst contact was. Als een collega het werk overneemt, bijvoorbeeld bij verlof, ziet die meteen de historiek. Via een admin view kan de accountmanager of directeur opvolgen hoe het platform gebruikt wordt en waar bijgestuurd moet worden.

Gebruikte tools en platformen

• Exact Online API: rechtstreekse verbinding met de boekhouddata van de klant.
• n8n: een A.I. agent tool die de workflows en integraties tussen systemen beheert.
• Azure: cloudplatform waarop de webapplicatie draait.
• AdminPulse: voor het bijhouden van klantgegevens en tijdsregistraties.
• Peliqan: voor data-aggregatie en het bijhouden van historische gegevens over openstaande dossiers.

Het project werd uitgevoerd in nauwe samenwerking met het team van ACS. Flowkify werkte daarna verder als A.I.-partner binnen een retainerformule om het platform te verfijnen en uit te breiden.

De tijdsduur per dossier daalde van 15 minuten naar minder dan 2 minuten. Dat is een tijdwinst van 87% per dossier. Bij een kantoor van 5 dossierbeheerders met elk 35 klanten besparen ze zo'n 38 uur per kwartaal. Die uren gaan niet meer naar manueel mailen, maar naar adviesgesprekken en dienstverlening.

Klanten van ACS ontvangen nu begrijpelijke e-mails in plaats van technische PDF-lijsten. Dat verlaagt het aantal verwarrende vragen en terugmails. Bovendien worden klanten tijdig geattendeerd op openstaande facturen voor de BTW-aangifte, wat gemiste aftrekken vermindert en discussies bij controle voorkomt.

De dossierbeheerders zelf rapporteren minder frustratie. Het manuele, foutgevoelige werk is verdwenen. Via de admin view houdt het management zicht op hoe het platform gebruikt wordt en waar bijgestuurd moet worden.

Flowkify blijft ACS Accountants ondersteunen als A.I.-partner, met focus op verdere uitbreidingen zoals automatische herinneringen, een klantportaal en bredere integratie met het bestaande ecosysteem.

Wil jij ook weten wat automatisering kan betekenen voor jouw accountantskantoor? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat.