A.I. die je accountantskantoor lichter maakt.

Dat denken veel kantoren, en soms hebben ze gelijk. Een volledig traject rendeert pas vanaf een bepaald volume. Daarom kan je bij ons ook los starten. Een anti-witwasrapport spaart je twee uur uit, dus dat rendeert vanaf het eerste dossier. De onboardingflow gebruiken we vandaag bij kantoren van 10 tot 200 medewerkers.

We rekenen het gewoon voor je uit. Bij de onboardingflow bijvoorbeeld: vanaf ongeveer 31 nieuwe klanten per jaar heb je de investering terug. Zit je daaronder, dan zeggen we dat.

Een terechte vraag, en we krijgen ze vaak. Ons antwoord: wij bouwen geen tweede anti-witwasmodule of een tweede planningstool. Wij zorgen dat je hele proces samenhangt, over de pakketten heen. Heeft jouw pakket zelf een sterke module, dan is dat net goed. Dan hoeft onze agent daar niet tussen te zitten en vermijden we dubbele kosten.

Je betaalt ook enkel voor de onderdelen die je gebruikt. De anti-witwasagent bijvoorbeeld is per rapport, dus als je die niet nodig hebt, betaal je er niet voor.

Dat kan. En soms is dat ook de juiste keuze. Wat we wel afraden, is wachten tot alles rond is, want dan is er altijd iets nieuws bezig.

De praktische oplossing: start met één ding dat losstaat van je migratie. Anti-witwas of het opvragen van ontbrekende stukken raken je pakket bijna niet. Zo zie je binnen enkele weken of dit voor jouw kantoor werkt, zonder dat je team een tweede project op zijn bord krijgt.

Herkenbaar. Een gemiddeld kantoor gebruikt acht tot negen pakketten en maar een kwart daarvan is echt geïntegreerd. Wij komen daar niet als nummer tien bij staan, we werken in wat je al hebt: je boekhoudpakket, je praktijkbeheer, Microsoft 365.

En vaak levert het je juist licentiekosten op. Bij een kantoor vonden we 41.000 euro per jaar aan software die nog betaald werd voor klanten die al vertrokken waren.

Voor Exact Online, AdminPulse en Microsoft 365 hebben we afgewerkte koppelingen. Voor Adsolut, Silverfin, ExpertM, Clearfacts, Yuki, Octopus en FID-Manager hangt het af van de API of van afspraken met de leverancier. Adsolut staat bijvoorbeeld on-premise, dus daar moeten we eerst toegang regelen.

We zeggen dit liever vooraf dan achteraf. Stuur ons de naam van je pakket en je hebt binnen de dag een eerlijk antwoord.

Klopt, en dat is precies waarom we niet met publieke chattools werken voor klantdossiers. We spreken vooraf af welke data waar terechtkomt, we sluiten een verwerkersovereenkomst, en de verwerking gebeurt binnen Europa. Je gegevens worden nooit gebruikt om modellen te trainen.

Werk je met een grotere organisatie waar de IT-partner dit auditeert? Dan lever je die documenten aan bij de start, niet achteraf.

Een verwerkersovereenkomst is een contract waarin staat wat wij met jouw gegevens mogen doen en wat niet. Wie eraan kan, waar ze staan, hoe lang we ze bewaren, en wat er gebeurt als je stopt. Dat ondertekenen we bij de start van elk traject, niet achteraf.

In gewone taal: jij blijft eigenaar van je data. Wij zijn enkel de partij die er in jouw opdracht mee werkt. Je gegevens worden nooit gebruikt om A.I.-modellen te trainen, en de verwerking blijft binnen Europa.

Precies. Het heeft geen zin om alles te automatiseren als jij daarna alles moet controleren. Daarom bouwen we niet richting een systeem dat je moet vertrouwen, maar richting een systeem dat je kan zien.

Je krijgt per veld te zien waar de informatie vandaan komt, met bronvermelding. Het controlemoment zit op de plek waar het risico zit, niet overal. En bij gevoelige stappen, zoals een klant aanvaarden of een advies geven, blijft de beslissing altijd bij een mens van je kantoor.

Terechte lat. Alles wat rechtstreeks naar je klant gaat, testen we eerst in stille modus: de agent doet zijn werk, maar jij ziet enkel wat hij zou versturen. Pas als je zelf zegt dat het klopt, zetten we de verzending aan.

En er zit een noodrem in. Loopt een dossier te ver achter, dan stopt de flow en krijg jij een signaal, in plaats van dat je klant nog een mail krijgt.

Onze scoring volgt de matrix uit de ITAA-white paper, zodat je bij een kwaliteitstoets kan terugvallen op de wetgeving en op één vaste procedure per klant. Het rapport bevat de bronvermelding en de schermafbeeldingen van waar de informatie komt.

Belangrijk: wij verklaren jouw rapport niet conform. Dat blijft jouw beoordeling en jouw verantwoordelijkheid. Wat wij doen, is het werk zo opbouwen dat je die beoordeling kan onderbouwen.

We starten liefst met een sessie waarin we samen de kansen in kaart brengen, en daarna een business case waarin we één idee doorrekenen. Zo weet je vooraf wat het oplevert en in welke volgorde je best begint. We nemen enkel projecten aan waarvan we denken dat ze in het eerste jaar meer opleveren dan ze kosten.

Losse onderdelen zijn goedkoop en snel: een anti-witwasrapport reken je per rapport af, de inbox agent per maand. Voor een gebouwde flow zie je binnen vier tot zes weken een werkende pilot en zit je meestal na acht tot twaalf weken volledig live.

We werken in fases, met een beslismoment na elke fase. Je start klein, bijvoorbeeld met één vestiging of één proces. Werkt het, dan gaan we verder. Werkt het niet, dan stopt het daar en heb je niet het volledige traject betaald.

Minder dan je denkt, maar niet nul. Bij de onboardingflow trainen we vooral de mensen aan het onthaal. Voor je partners en dossierbeheerders verandert er weinig aan hun dag.

Wat wel tijd vraagt, is het begin: één keer samen zitten om je proces en je instellingen juist te zetten. Dat doen we samen met jou, niet met een handleiding.

Nee. Wie met een boekhoudpakket kan werken, kan hiermee werken.

Wat we wel doen, is naast je gaan zitten in plaats van een algemene opleiding geven. We zetten samen met jou de instellingen juist en lopen door je eigen dossiers. Dat werkt bij kleinere kantoren beter dan een cursus.

Dat zien we vaak. Een kantoor lanceert ChatGPT of Copilot, en na een paar maanden gebruikt de helft het niet meer. Meestal komt dat niet door de tool, maar doordat niemand eigenaar is en doordat er te veel tegelijk kwam.

Wat wel werkt: één interne verantwoordelijke, één proces per keer, en een terugkerend moment waarop we samen kijken wat blijft plakken. Bij kantoren waar we dit niet deden, viel het team na ongeveer drie maanden terug op de oude werkwijze. Dat is een les die we zelf hebben geleerd.

Ja. Je klant krijgt een eigen overzicht met wat er al binnen is en wat er nog nodig is. Hij uploadt zelf en ziet zelf de stand van zaken.

Dat lost meteen de irritatie op waar veel kantoren mee zitten: dat niemand nog weet wie op wie wacht.

Nee. Een van onze klanten zei het treffend: hij wil de zaakvoerder altijd eerst gezien hebben voor hij een dossier aanvaardt. Dat verandert niet en dat moet ook niet veranderen.

Wat wij automatiseren is het werk rond het gesprek: de stukken opvragen, de screening, het verslag, de opvolging. Zodat er meer tijd is voor het gesprek zelf. Klanten vragen hun accountant steeds vaker naar advies over hun sector en hun eigen situatie. Daar zit je meerwaarde, niet in het inboeken.

De meest gevraagde toepassingen bij Belgische kantoren vandaag:

• Een nieuwe klant onboarden: gegevens ophalen uit de KBO en het Staatsblad, de anti-witwascontrole, de opdrachtbrief en de mandaten, in één flow.
• Anti-witwas en klantacceptatie: een volledig rapport met bronvermelding in plaats van twee uur opzoekwerk.
• Ontbrekende stukken opvragen: de agent trekt de lijst uit je pakket, mailt de klant en volgt op.
• Openstaande posten opvolgen bij de eindklant.
• Offboarding: signaleren welke licenties nog doorlopen voor klanten die al vertrokken zijn.
• Planning: een weekplanning per medewerker op basis van echte capaciteit in plaats van statische deadlines.
• De mailbox: mails labelen, doorsturen naar het juiste dossier en antwoorden klaarzetten.
• Klantgesprekken: een fiche met je cijfers, mails en historiek vooraf, en een samenvatting met to-do's achteraf.
• Een interne kennisagent voor de vragen over procedures, HR en fiscaliteit die telkens terugkomen.

Kort gezegd: Copilot zit in Word, Excel, Outlook en Teams en is sterk als je hele kantoor al in Microsoft 365 werkt. ChatGPT is het meest veelzijdig en het makkelijkst om zelf assistenten in te bouwen. Claude is sterk in lange documenten en in nauwkeurig werk met tekst, wat goed past bij fiscale en juridische stukken.

Er is geen winnaar die voor elk kantoor geldt. Het hangt af van waar je mensen al werken en wat je wil doen. We nemen dit door in het eerste gesprek en zeggen je eerlijk welke je nodig hebt, en welke niet.

Ja. We zijn geen verlengstuk van een softwareleverancier en we krijgen geen commissie om je naar een bepaald pakket te duwen. We werken in wat je al hebt.

Dat betekent ook dat we je soms afraden om iets bij ons te bouwen, omdat je pakket het beter zelf oplost. Dat hoor je liever van ons dan van iemand die er belang bij heeft.

Eerlijk antwoord: er is er een. A.I. haalt niet uit het niets tijd voor je vrij. De winst zit in het voorbereidende werk, en die winst wordt pas echt geld als je ook beslist wat je met die vrijgekomen tijd doet. Vrijgekomen tijd betekent niet automatisch minder medewerkers.

En koppelingen zijn soms taaier dan een demo laat uitschijnen, vooral bij pakketten die on-premise staan. Daarom meten we vooraf hoeveel tijd een proces vandaag echt kost, in plaats van met aannames te werken. Als de berekening niet klopt, zeggen we dat liever nu dan na drie maanden.

Een vraag die we liever krijgen dan niet, want ze is terecht. We werken vandaag voor meer dan 80 accountantskantoren, van eenmanszaken tot kantoren met honderden medewerkers. We verzorgen de A.I.-opleidingen van Sterk Digitaal en Accountants Academy, we deden sessies voor het ITAA en trainingen bij Wolters Kluwer en Billit.

Wil je harde cijfers over ons bedrijf? Vraag het in het gesprek. We leggen onze balans op tafel.