Hoe Meraki van A.I. trainingen naar een geprioriteerde A.I. roadmap ging

Project Overzicht

Wie is Meraki?

Meraki is een accountancy- en advieskantoor met kantoren in Halle en Pepingen. Het team combineert accountancy, fiscaliteit en corporate finance, en richt zich onder meer op groeibedrijven en gefinancierde scale-ups. Die klanten vragen strakke rapportering en snel advies, wat een vlotte interne werking belangrijk maakt. Het kantoor wilde weten hoe A.I. daarbij kan helpen, en wilde vooral dat het hele team mee kon denken in plaats van dat A.I. het project van één persoon zou worden.

De vraag

"Hoe zetten we A.I. in op een manier die ons team echt tijd bespaart, kennis beter deelt en onze dienstverlening sterker maakt?"

Het kantoor wilde eerst het team opleiden en pas daarna keuzes maken. De vraag was dus tweeledig: breng iedereen op hetzelfde niveau, en breng daarna in kaart waar A.I. de meeste waarde oplevert.

Project Uitvoering

De aanpak

We startten bewust met opleiding en niet met techniek. Zo kon iedereen tijdens de latere workshop meepraten vanuit eigen ervaring. Daarna volgde een A.I. Opportunity Mapping om de kansen te verzamelen, te prioriteren en om te zetten in een roadmap.

1. Twee inhouse A.I. trainingen

Praktijkgerichte sessies waarin het team leert werken met A.I. tools zoals ChatGPT, toegepast op het werk van een accountancykantoor.

• We starten met de basis: wat is een goede prompt en waar zit de winst in jouw dagelijkse taken.
• Het team oefent op eigen voorbeelden, zoals mails, samenvattingen en het vereenvoudigen van complexe fiscale teksten.
• In een tweede sessie werken we in kleine groepjes verder op concrete cases.
• We tonen wat wel en niet kan, zodat verwachtingen realistisch blijven.

Het voordeel: na de trainingen begonnen medewerkers uit zichzelf te experimenteren, en kon het team echt meedenken over waar A.I. thuishoort in het kantoor.

2. A.I. Opportunity Mapping

Een workshop met medewerkers uit accountancy, fiscaliteit, corporate finance en operations om A.I. kansen te verkennen en te prioriteren.

• We brengen per departement de pijnpunten en bestaande initiatieven in kaart.
• We verzamelen de A.I. opportuniteiten die daaruit volgen.
• We clusteren ze en scoren ze op waarde tegenover complexiteit.
• In teams werken we de sterkste clusters uit tot totaalconcepten met een verwachte opbrengst.

Het voordeel: het kantoor kreeg één overzicht met quick wins, strategische initiatieven en een backlog per departement, in plaats van losse ideeën.

3. Uitwerking en roadmap

We werkten de top opportuniteiten uit tot concepten met een scope voor een eerste versie en een raming van de opbrengst. De rode draad: kennis centraal maken, advies uniformer en sneller opstellen, en taken en opvolging samenbrengen in plaats van verspreid over verschillende tools.

4. Eerste quick win live: A.I. notetaker

Uit de mapping kwam de A.I. notetaker als snelste winst. We rolden Leexi uit voor het kantoor, met verslagen in de eigen huisstijl, opslag in de eigen cloudomgeving en een controlestap voor je een verslag doorstuurt. Zo blijft er van elk gesprek automatisch een bruikbaar verslag met actiepunten over.

We werken sindsdien structureel verder met het kantoor rond de volgende stappen uit de roadmap.

Resultaten

De trainingen brachten het hele team op hetzelfde vertrekpunt. Wat eerst bij enkelen leefde, werd een gedeeld gesprek: medewerkers begonnen zelf te testen en brachten eigen ideeën aan.

De Opportunity Mapping zette dat om in keuzes. Uit de sessie kwamen vier strategische initiatieven en een reeks quick wins, elk met een raming van de opbrengst:

• Voor het uniformer opmaken van fiscaal advies raamden we een tijdswinst van 50 procent per advies, ongeveer een uur per persoon per dag.
• Voor het automatiseren van een terugkerende adviesanalyse kwamen we op 600 tot 1.200 uur per jaar.
• Voor de onboarding van een nieuwe klant zagen we een winst van ongeveer 6 uur per dossier.

De A.I. notetaker draait sindsdien mee in de dagelijkse werking. Flowkify blijft Meraki ondersteunen als A.I. partner, met focus op stap voor stap bouwen en meetbare impact.

Wil jij ook weten waar A.I. het meeste oplevert in jouw kantoor? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat.