Hoe Expliciet meetingverslagen automatiseert met een A.I. notetaker

Project Overzicht

Wie is Expliciet?

Expliciet is een full service marketingbureau uit Diepenbeek in Limburg. Meer dan 40 experts werken er aan strategie, branding, campagnes en always-on marketing voor meer dan 100 klanten. Het bureau werkt volledig binnen de Microsoft-omgeving, met Outlook, Teams en SharePoint, en gebruikt Teamleader voor klantbeheer.

Het team heeft veel klantcontact. Account- en projectmanagers zitten de hele dag in meetings, zowel online via Teams als fysiek bij de klant. Ongeveer 60 procent van de meetings gebeurt online, 40 procent op locatie. Na elke meeting moet iemand de notities uitschrijven, de afspraken doorsturen en alles op de juiste plek zetten. Dat kostte veel tijd en gebeurde niet altijd op dezelfde manier.

De vraag

Expliciet had al met verschillende A.I. tools geëxperimenteerd, maar er was nog geen uitrol over het hele bedrijf. Notities kwamen verspreid in OneNote en SharePoint terecht. De Head of digital kwam bij Flowkify met een duidelijke vraag:

"Hoe zorgen we dat elke meeting automatisch een goed verslag oplevert, dat op de juiste plek in SharePoint terechtkomt, zonder dat onze mensen daar nog tijd aan verliezen?"

Project Uitvoering

De aanpak

We startten met een verkennend gesprek waarin we samen vier mogelijke A.I. toepassingen in kaart brachten: een agent die websites technisch controleert, een A.I. notetaker, een tool die interviews omzet in blogteksten en A.I. ondersteuning bij data-analyse.

Uit die vier kwam de notetaker als eerste stap naar boven. De reden is simpel. Het raakt bijna elke medewerker, de tijdwinst is meteen zichtbaar en het legt de basis voor de rest. Alle klantkennis komt zo gestructureerd in SharePoint terecht, waar je er later A.I. tools zoals Copilot mee kan voeden.

Daarna volgde een demo met het volledige team en een opstartsessie waarin we de omgeving samen met Expliciet en hun IT-partner hebben ingericht.

1. A.I. notetaker gekoppeld aan de agenda

We hebben Leexi, onze vaste A.I. notetaker, gekoppeld aan de Outlook-kalenders van het team.

Zo werkt het:

• De notetaker wordt automatisch uitgenodigd voor externe meetings. Interne meetings kan je zelf aan- of uitzetten.
• Gesprekken korter dan 90 seconden worden niet opgenomen, zodat je geen ruis in je archief krijgt.
• Nederlands en Engels worden herkend. Er is ook een woordenlijst waarin je vaktermen en merknamen toevoegt die anders fout worden begrepen.
• Na de meeting krijg je een transcriptie, een samenvatting en een lijst met actiepunten.

Het voordeel: je hoeft tijdens een klantgesprek niet meer mee te typen en kan volledig meedoen aan het gesprek.

2. Automatische verslagen in SharePoint via n8n

Naast de notetaker zelf hebben we een automation gebouwd in n8n. Dat is een platform waarmee je systemen aan elkaar koppelt zonder alles zelf te programmeren.

Zo werkt het:

• Zodra een meeting verwerkt is, stuurt Leexi een signaal naar de automation.
• De automation haalt het verslag, de transcriptie en de actiepunten op.
• Het verslag wordt in de juiste vorm gezet, met het logo en de huisstijl van Expliciet.
• Het bestand komt automatisch in SharePoint terecht en het verslag gaat per mail naar de organisator en de deelnemers.

Het voordeel: niemand hoeft nog een verslag te kopiëren, op te maken of door te sturen. Je controleert het verslag en het staat al op de juiste plaats.

3. Fysieke meetings via de mobiele app

Omdat 40 procent van de meetings bij de klant zelf gebeurt, hebben we ook de mobiele app ingericht. Je gebruikt je telefoon als dictafoon. De opname synchroniseert automatisch met je account en gaat door dezelfde automation als een online meeting.

Het voordeel: ook gesprekken op locatie leveren een verslag op, zonder laptop op tafel.

4. Teams, rollen en rechten

We hebben de gebruikers ingedeeld in teams, bijvoorbeeld commerciële profielen en copywriters. Standaard zie je enkel je eigen meetings. Delen kan per persoon of per team, en toegang tot opnames volgt de rechten die al in SharePoint staan. Voor externen kan je een link delen met een vervaldatum.

Het voordeel: gevoelige klantinformatie blijft bij de juiste mensen, zonder dat je een tweede rechtenstructuur moet beheren.

5. Vragen stellen aan je meetings

Met de zoekfunctie stel je vragen over eerdere gesprekken. Bijvoorbeeld: waar hebben we de planning van deze campagne besproken? De actiepunten uit alle meetings komen samen in één takenlijst.

Resultaten

De notetaker draait bij tien gebruikers. Bij de uitvoerende profielen wordt A.I. nu voor ongeveer 70 tot 75 procent van het notitiewerk gebruikt. Verslagen en transcripties komen automatisch in SharePoint terecht, in plaats van verspreid in OneNote en persoonlijke mappen.

Account- en projectmanagers hoeven niet langer notities uit te typen, samen te vatten en door te sturen. Dat gebeurt nu automatisch, voor online én fysieke meetings. Zij houden die tijd over voor het werk waar de klant voor betaalt.

Expliciet heeft de automation daarna in eigen beheer genomen en verder uitgebouwd in hun eigen n8n-omgeving. Wij hebben de flow overgedragen en blijven de A.I. notetaker als partner ondersteunen. De volgende stap die op tafel ligt, is verslagen automatisch in de juiste klantmap plaatsen, zodat alle context per klant samenkomt.

Wil jij ook weten wat een A.I. notetaker kan betekenen voor jouw bureau of dienstenbedrijf? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat.