Hoe Dewulf Group grip krijgt op A.I. en Copilot met een governance-traject

Project Overzicht

Wie is Dewulf Group?

Dewulf Group is een Belgische machinebouwer voor de aardappel- en wortelgewassector. Het bedrijf ontwikkelt en produceert machines voor bodembewerking, planten, oogsten, opslaan, sorteren en transporteren. Dewulf is een familiebedrijf met een lange geschiedenis, heeft vestigingen in België, Nederland en Roemenië en telt een paar honderd medewerkers. De hoofdzetel staat in Roeselare.

Het bedrijf werkt sterk in het Microsoft-ecosysteem. Medewerkers begonnen zelf apps, flows en agents te bouwen en experimenteerden met A.I.-tools. Dat leverde snelheid op, maar de afspraken eromheen waren nog niet vastgelegd.

De vraag

"Hoe zetten we A.I. en Copilot breed in zonder de controle te verliezen?"

Dewulf wilde drie dingen. Snelheid houden, want de sector staat niet stil. Risico's beheersen, zoals data die buiten de organisatie belandt of kosten die onverwacht oplopen. En een duidelijke roadmap, zodat de volgende stappen in de juiste volgorde gezet worden.

Project Uitvoering

De aanpak

We startten met een governance-coaching in workshopformaat. Onze A.I.-architect nam het management, de IT-verantwoordelijke en de infrastructuurverantwoordelijke mee door een governance-playbook met acht pijlers: fundamenten, strategie en ownership, omgevingen en application lifecycle, citizen development en classificatie, change management en adoptie, visibility en kosten, tooling en tenantsetup, en de roadmap.

Het doel van die eerste sessie was niet om alles vast te leggen. Wel om één gedeeld beeld te krijgen, de belangrijkste keuzes en risico's te benoemen en de prioriteiten te bepalen. Governance is bij ons geen dik document dat niemand leest. Het is de balans tussen innovatie en risico, uitgewerkt in policy, processen en mensen.

Wat we opleverden

1. Een zonemodel voor A.I. en zelfbouw

Een eenvoudige indeling in drie zones. Groen voor persoonlijke productiviteit, waar medewerkers vrij mogen experimenteren. Oranje voor teamoplossingen, die geregistreerd worden en onder lichte governance vallen. Rood voor bedrijfskritische toepassingen, waar IT eigenaar is en er via development, test en productie gewerkt wordt. Elke zone heeft eigen regels rond data, connectors, delen en eigenaarschap.

Het voordeel: medewerkers weten in één blik wat mag, zonder een lang beleidsdocument door te nemen.

2. Een omgevings- en beveiligingsstrategie

Een voorstel voor de opbouw van de Power Platform-omgevingen, met een aparte omgeving voor persoonlijke productiviteit en gescheiden omgevingen voor kritische toepassingen. Daarbovenop een beleid rond connectors en data loss prevention, met een impactanalyse voor er iets wordt dichtgezet.

Het voordeel: nieuwe oplossingen landen meteen op de juiste plaats. Achteraf verhuizen is veel duurder dan het vooraf goed zetten.

3. Een A.I.-policy en een intakeproces

Een korte, visuele policy die vastlegt welke tools toegelaten zijn en welke data waar gebruikt mag worden. Daarnaast een licht intakeproces: wie een idee heeft, geeft in een paar vragen aan welke data hij gebruikt, hoe groot de impact is en wie de oplossing gaat gebruiken. Op basis daarvan doet IT een triage naar de juiste zone.

Het voordeel: IT weet wat er speelt voor iets in productie staat, en de business krijgt er ondersteuning, licenties en hergebruik van bestaande oplossingen voor terug.

4. Rollen, verantwoordelijkheden en roadmap

Vijf governance-rollen om te beleggen: strategie, community, administratie, architectuur en support. Daarnaast een roadmap in vier fasen. Assess, om in kaart te brengen wat er vandaag draait. Safeguard, voor policy, omgevingen en kostenbeheersing. Adopt, voor training, communicatie en champions. Operate, om gebruik, kosten en eigenaarschap op te volgen.

Techniek en platform

We werkten met Microsoft 365 Copilot, Microsoft Power Platform, Copilot Studio en de Microsoft admin centers. Dewulf zit volledig in de Microsoft-stack, en die keuze geeft de beste combinatie van beheersbaarheid, monitoring en Europese dataopslag. Waar andere modellen meerwaarde bieden, leggen we vast onder welke voorwaarden die gebruikt mogen worden.

Resultaten

Na de eerste sessie heeft Dewulf een gedeeld beeld van wat governance voor hen betekent en waar de grootste risico's zitten. De acht pijlers zijn afgetoetst, de drie risicozones liggen op tafel, de vijf rollen zijn benoemd en de roadmap staat in vier duidelijke fasen. Het team weet nu welke stappen eerst komen: de omgevingsstructuur, de A.I.-policy en het intakeproces.

Het traject loopt verder. We werken structureel samen als coach en accountability-partner, met vervolgsessies waarin we per thema knopen doorhakken en de backlog concreet maken. Dewulf houdt het beheer zelf in handen. Wij brengen de ervaring van andere organisaties mee, zodat er geen afhankelijkheid ontstaat.

Wil jij A.I. breed inzetten zonder de controle te verliezen? Neem contact op met Flowkify voor een governance-scan op maat.