Van 30 naar 5 minuten per antiwitwasdossier

Project Overzicht

Wie gebruikt Complicheck?

Complicheck is de antiwitwas-agent van Flowkify. Hij wordt vandaag gebruikt door accountantskantoren in heel België, van kleine kantoren tot kantoren met meer dan honderd medewerkers.

Elk kantoor is onderworpen aan de Belgische antiwitwaswet. Dat betekent: per klant je klantenonderzoek doen, de uiteindelijke begunstigden in kaart brengen, checken op sancties, politiek prominente personen en negatieve pers, en dat allemaal onderbouwd bewaren in het dossier.

In de praktijk doen medewerkers dat manueel. Ze klikken door de KBO, halen het UBO-register op, googelen de klant en de bestuurders, en typen daarna zelf een verslag. Dat kost tijd. En het levert per medewerker een ander soort verslag op, wat lastig is bij een kwaliteitstoetsing.

De vraag

De vraag die we in gesprekken met kantoren steeds opnieuw hoorden, klonk ongeveer zo:

"Hoe houden we onze antiwitwasdossiers volledig in orde, zonder dat er per klant een half uur opzoekwerk in kruipt en zonder dat ieder van ons het anders opschrijft?"

Er bestaan tools voor antiwitwas, maar die blijven vaak invulwerk. Het opzoeken en het schrijven bleef bij de medewerker liggen. Daar wilden we vertrekken.

Project Uitvoering

De aanpak

We zijn niet begonnen bij de technologie, maar bij het proces. We hebben het volledige antiwitwastraject uitgetekend zoals het vandaag op een kantoor loopt, en daarna elke stap getoetst bij de mensen die hem uitvoeren: AMLCO's, vennoten en senior consultants.

Daarna volgden feedbackrondes op de werkende tool. Kantoren kregen gratis rapporten om echte dossiers door te sturen, en wij bouwden hun opmerkingen in. Zo kwamen het UBO-register, extra bronnen en een duidelijker onderscheid tussen hoog risico en niet aanvaarden in de tool terecht. Die rondes lopen nog steeds.

Wat er gebouwd is

Complicheck is een A.I. agent met een vaste, gecontroleerde volgorde. De agent mag zelf onderzoeken, maar hij mag niet zelf beslissen welke stappen hij overslaat. Elke bevinding moet terug te voeren zijn op een bron.

1 · KBO-agent en stamboom

De structuur van de onderneming in kaart brengen.

• Je geeft één ondernemingsnummer in.
• De agent valideert het meteen tegen de KBO.
• Hij bouwt de volledige stamboom van bestuurders en gelinkte vennootschappen.

Het voordeel: je ziet in seconden welke entiteiten in het dossier horen, ook de ondernemingen die je zelf niet had gevonden.

2 · UBO-agent

De uiteindelijke begunstigden uit het UBO-register halen.

• Je uploadt de PDF van het FOD UBO-register.
• De agent leest de begunstigden uit het document.
• Jij bevestigt de lijst voor het onderzoek start.

Het voordeel: geen overtypwerk, en de mens houdt het laatste woord over wie in het rapport komt.

3 · Zes parallelle onderzoekers

Het echte opzoekwerk, tegelijk in plaats van na elkaar. Elke onderzoeker heeft één opdracht:

• entiteit en activiteit
• eigendomsstructuur
• sancties en politiek prominente personen
• negatieve pers
• financieel profiel
• sectorrisico

Ze zoeken live. Er zit geen kopie van een sanctielijst in ons systeem die maandelijks wordt bijgewerkt. De agent bevraagt de bronnen op het moment dat je de check doet: KBO, UBO-register, CompanyWeb, OpenSanctions, OFAC, de Europese sanctielijst, FATF, de Nationale Bank van België en de CFI, aangevuld met een open zoekopdracht per entiteit.

Het voordeel: je rapport toont de situatie van vandaag, niet die van de laatste synchronisatie.

4 · Rapportagent

Er een dossierstuk van maken.

• De bevindingen worden samengelegd, gefilterd en van een risiconiveau voorzien.
• Een extra agent controleert of elke uitspraak op een bron staat.
• Je krijgt een Word-document in je mailbox, in het Nederlands.

Het rapport bevat een risicotabel met vier categorieën (klant, land, dienst en transactie), een eindconclusie, alle bronvermeldingen en screenshots als bewijs.

Het voordeel: je kan het rapport zo in je klantendossier steken en het bij een kwaliteitstoetsing bovenhalen.

5 · Live dashboard en dossierarchief

Je volgt de acht stappen van de agent live op het scherm, met de tellers van zoekopdrachten, bronnen en A.I.-calls erbij. Je mag het tabblad sluiten: de agent loopt op de achtergrond door. Alle rapporten blijven bewaard per klant in je dossieroverzicht.

Het voordeel: je hebt een audittrail zonder er iets voor te doen.

Resultaten

Een volledige check die manueel ongeveer een half uur duurt, is met Complicheck een kwestie van enkele minuten. Een senior consultant bij een gebruikend kantoor schat de winst op ongeveer 30 minuten naar 5 minuten per dossier, zonder dat het rapport minder onderbouwd is. Een vennoot bij een ander kantoor haalt vooral de standaardisatie aan: iedereen op het team weet nu precies wat er in een antiwitwasdossier hoort.

Kantoren zien ondertussen ook toepassingen die we zelf niet hadden voorzien, zoals het in bulk doorlichten van een klantenportefeuille die ze overnemen van een ander kantoor.

Complicheck blijft groeien op basis van de feedback van de kantoren die hem gebruiken. Flowkify blijft die kantoren ondersteunen als A.I.-partner, met de antiwitwas-agent als eerste stap naar een breder geautomatiseerd klantproces.

Wil jij weten wat een A.I. agent kan betekenen voor je antiwitwasdossiers? Je start op complicheck.be met twee gratis rapporten, zonder kredietkaart. Of neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat van je kantoor.