87% tijdwinst op openstaande posten

Project Overzicht

Wie is ACS Accountants?

ACS Accountants is een Belgisch accountantskantoor dat kmo's en zelfstandigen begeleidt bij hun boekhouding en fiscaliteit. Het kantoor werkt dagelijks met Exact Online en zocht naar manieren om repetitief, manueel werk te verminderen. De opvolging van openstaande facturen was daarin een van de grootste tijdvreters.

De vraag

Elke dossierbeheerder besteedde zo'n 15 minuten per klant aan het manueel opsporen van openstaande facturen, het exporteren van een PDF uit Exact Online en het opstellen van een e-mail. Bij een groot klantenbestand liep dat snel op tot tientallen uren per kwartaal.

"Hoe kunnen we het opvragen en opvolgen van openstaande facturen automatiseren, zodat onze dossierbeheerders meer tijd overhouden voor werk dat echt waarde toevoegt?"

Project Uitvoering

De aanpak

We startten met een A.I. Opportunity Mapping. Het werd snel duidelijk dat het opvragen van openstaande posten het meeste tijd opslorpte en het meest foutgevoelig was. Op basis daarvan bouwden we een automatiseringsoplossing boven op Exact Online.

Wat er gebouwd is

Platform voor openstaande posten

Een webapplicatie die rechtstreeks verbonden is met de Exact Online API. De dossierbeheerder zoekt een klant op en ziet meteen alle openstaande posten. De app genereert automatisch een begrijpelijke e-mail (geen technische PDF meer) die met één klik verstuurd wordt.

Slimme filtering en prioritering

Het platform filtert automatisch op bedrag en ouderdom. Kleine tickets onder een drempel worden niet meegenomen; dossiers met hoge bedragen krijgen prioriteit.

Historiek en opvolging per dossier

Elke actie wordt bijgehouden. Commentaar per dossier, zicht op het laatste contact, en een admin view waarmee het management de opvolging bewaakt.

Resultaten

De tijd per dossier daalde van 15 minuten naar minder dan 2 minuten, een tijdwinst van 87%. Bij een kantoor met vijf dossierbeheerders en elk 35 klanten betekent dat zo'n 38 uur bespaard per kwartaal. Die uren gaan nu naar adviesgesprekken in plaats van manueel mailwerk.

Klanten ontvangen begrijpelijke e-mails in plaats van technische PDF-lijsten, en worden tijdig geattendeerd op openstaande facturen voor de BTW-aangifte. Flowkify blijft ACS ondersteunen als A.I.-partner, met focus op automatische herinneringen en een klantportaal.

Benieuwd wat automatisering kan betekenen voor jouw accountantskantoor? Neem contact op met Flowkify.