Gestopte klanten automatisch uit alle systemen

Project Overzicht

Wie is ACS Accountants?

ACS Accountants is een accountantskantoor uit Ravels, in de provincie Antwerpen, met 170 tot 180 medewerkers over tien vestigingen.

Bij een kantoor van die grootte draait er veel software per klant. AdminPulse, Exact Online, Silverfin en Clearfacts, om de belangrijkste te noemen. Elke actieve klant kost dus licentiegeld in meerdere systemen.

En daar zit het probleem. Want een klant die stopt, stopt niet in die systemen.

De vraag

Als een klant wegging, verliep de stopzetting handmatig en per kwartaal. De dossierbeheerder gaf door dat een klant vertrok, de office assistant vulde de einddatum in AdminPulse in, en IT zette de licenties stop en archiveerde de data.

Elke schakel kon vergeten worden. De raming was dat dat bij ongeveer de helft van de stopzettingen ook gebeurde.

"Om geen geld en tijd meer te verliezen aan klanten die al gestopt zijn. We willen focus, duidelijkheid en efficiëntie in plaats van manuele chaos."

Bij het uittekenen van het bestaande proces schreef het team de pijnpunten op als losse woorden: tijd, manueel, beu werk, communicatie, kan vergeten worden.

Project Uitvoering

De aanpak

Deze agent kwam er nadat we voor ACS al een eerste oplossing hadden gebouwd rond openstaande posten. De businesscase voor de offboarding zat in hetzelfde Business Value-traject. Zo lag de rekensom er al voor we begonnen te bouwen, en wist iedereen waar de winst zat.

Twee cijfers uit die analyse maakten de keuze makkelijk: er zijn ongeveer 600 stopzettingen per jaar, en bij ongeveer de helft daarvan werd de licentie te laat beëindigd.

Wat er gebouwd is

De agent werkt in vier stappen. Die opdeling is bewust: opsporen, nakijken, stopzetten en archiveren zijn vier verschillende beslissingen, met verschillende betrokkenen.

1 · Opsporen

De agent zoekt zelf welke klanten gestopt zijn.

• Hij leest de einddatum uit AdminPulse.
• Hij controleert het KBO op faillissement en stopzetting.
• Hij kijkt naar dossiers waarop geen tijd meer geregistreerd wordt.

Het voordeel: niemand moet nog doorgeven dat een klant vertrokken is. De agent merkt het zelf.

2 · Melden en nakijken

Een agent die zelf licenties stopzet zonder dat er iemand naar kijkt, is een risico. Daarom zit er een mens tussen.

• De agent zet alle vermoedelijk gestopte dossiers in een overzicht in Power BI.
• Hij stuurt daarbij een e-mailmelding naar de juiste medewerker.
• Die medewerker bevestigt, sluit het dossier uit, of dempt het met een reden erbij.

Het voordeel: je houdt de beslissing in eigen hand, maar je moet er niet meer naar zoeken. En doordat elke afwijking een reden krijgt, blijft achteraf duidelijk waarom een dossier niet is stopgezet.

3 · Licenties stopzetten

Na de bevestiging zet de agent het werk in gang.

• Hij triggert de opzegging in Exact Online, Silverfin, Accounton en Leexi.
• Hij trekt de toegangen in.
• Hij maakt automatisch een IT-ticket aan.

Het voordeel: de licentie stopt op het moment dat de klant stopt, niet een kwartaal later.

4 · Archiveren

• De agent zet de status in SharePoint op stopgezet.
• Hij downloadt de archieven uit Leexi, Exact Online en Silverfin.
• Hij plaatst die in de juiste map.

Het voordeel: je dossier blijft compleet en terugvindbaar, ook jaren later. De archivering is opgezet om een audit te doorstaan.

Drie rollen, drie verschillende winsten

Wat deze oplossing bijzonder maakt, is dat de winst voor elke betrokkene anders is. Dat is ook zo ontworpen.

Rol	Wat die eraan heeft
Office assistant	Eén overzicht van alle waarschijnlijk gestopte dossiers. Geen gemiste stopzettingen meer.
IT	Een automatisch signaal om licenties te beëindigen, en archivering die een audit doorstaat.
Dossierbeheerder	Bericht wanneer een klant stopt, en dus de zekerheid dat er geen opvolging meer nodig is.

Een app die zichzelf uitlegt

Eén ontwerpkeuze verdient aparte vermelding. De statussen, de redenen, de integraties, de filters en een korte FAQ zitten in de applicatie zelf.

De reden daarvoor is praktisch, en staat zo in het ontwerp: sneller inwerken en overdragen, zonder externe handleidingen die iemand moet onderhouden. Een nieuwe medewerker leert de tool in de tool.

De techniek

De oplossing draait op Microsoft Azure, met een dashboard, taalmodellen en een platform dat de agents en de koppelingen orkestreert.

De koppelingen naar AdminPulse, Silverfin, Clearfacts en Exact Online lopen via Peliqan. Peliqan Sync voedt daarnaast de activiteitenstroom en het auditlog live, zodat je op elk moment kan zien wat de agent gedaan heeft.

Power BI verzorgt het overzicht en de meldingen. Verder haalt de agent gegevens uit het KBO, en werkt hij met Accounton, Leexi en SharePoint.

Resultaten

De agent is opgeleverd en gevalideerd. Zo is het proces nu opgezet: gestopte klanten worden opgespoord in plaats van doorgegeven, de stopzetting van de licenties wordt in gang gezet zodra een dossier bevestigd is, en het archief landt in SharePoint met een auditlog erbij.

De businesscase die we vóór de bouw doorrekenden, kwam uit op een terugverdientijd van minder dan zes maanden. Die waarde zit verspreid over drie afdelingen van het kantoor: post-accounting, accounting en pre-accounting. Het grootste deel zit in post-accounting.

Belangrijk om te weten: dat is een raming van voor de bouw, geen nameting. Wat wel vaststaat is dat de MVP is opgeleverd en dat de oplossing meeloopt in het supportcontract dat ACS bij ons heeft.

Betaal jij ook nog licenties voor klanten die al weg zijn? Dat is meestal een grotere post dan je denkt. Neem contact op met Flowkify en we rekenen het samen uit.