A.I.-agent sorteert honderden mails per dag

Project Overzicht

Wie is Bouwunie?

Bouwunie is de overkoepelende organisatie voor bouwbedrijven in België. Leden kunnen er terecht met vragen over HR, marketing, sales en operationele thema's. Een veelvoorkomende uitdaging: de grote hoeveelheid inkomende e-mails op het algemene info@bouwunie.be-adres.

Het probleem

• Honderdtal e-mails per dag op het info@-adres
• Tientallen ledenvragen per dag via één algemene mailbox
• Handmatig doorsturen kostte veel tijd
• Trage of verkeerde doorverwijzing naar de juiste expert
• Hoge belasting voor medewerkers
• Nood aan snelle, automatische e-mailrouting

Vooraleer we overgingen naar de implementatie van de A.I. e-mailagent, gaven we eerst zowel de medewerkers als het management een training en workshop over het gebruik van A.I. binnen de organisatie.

Project Uitvoering

De aanpak

Voor Bouwunie ontwikkelden we een A.I. e-mailagent die direct op de e-mailinbox is aangesloten. Deze agent leest elke inkomende mail automatisch in, herkent het onderwerp en koppelt het aan de juiste expert binnen Bouwunie, en routeert het bericht direct door naar de juiste persoon of afdeling.

De A.I.-agent is getraind met voorbeelden van veelgestelde vragen, zodat hij feilloos kan onderscheiden tussen bijvoorbeeld marketingvragen, ledenservice, HR-issues of technische vragen.

Tijdens de testfase werd de routing continu geoptimaliseerd. Het systeem is nu volledig operationeel en verwerkt dagelijks alle inkomende mails, zonder tussenkomst van de office manager. Dit is volledig gebouwd op de tools van Microsoft zelf, via Power Automate, Copilot Studio en Azure.

Resultaten

• Volledige automatisering van de e-mailverdeling via de A.I. e-mailagent
• Directe herkenning van e-mailtype en bijhorende expert
• Voorbeeld: marketingmail? → automatisch in de juiste map. Ledenvraag? → conceptantwoord wordt klaargezet voor de juiste expert.
• Centraal beheer van experts en expertisedomeinen
• Tijdbesparing, hogere reactiesnelheid en minder fouten

Met de implementatie van een A.I. e-mailagent op de e-mailinbox heeft Bouwunie de interne communicatie en werkstroom aanzienlijk verbeterd. De leden krijgen sneller antwoord, medewerkers besparen tijd en de organisatie werkt efficiënter.

Benieuwd wat een A.I.-agent kan betekenen voor jouw mailbeheer? Neem contact op met Flowkify.