Van A.I.-workshops naar 2,5 uur per dag minder administratie

Project Overzicht

Wie is Bouwunie?

Bouwunie is een toonaangevende organisatie voor kmo-bedrijven en zelfstandige ondernemers in de bouwsector. De organisatie wilde haar interne processen optimaliseren en haar dienstverlening aan leden verbeteren.

De vraag

Bouwunie wilde A.I. en automatisering strategisch integreren in hun werking. Niet als los experiment, maar afdeling per afdeling, en met het team mee.

"Waar kunnen A.I. en automatisering binnen onze organisatie de grootste impact maken, per afdeling?"

Project Uitvoering

De aanpak

Eerst het team laten ervaren wat A.I. kan, daarna in kaart brengen waar de winst zit, en dan bouwen. Die volgorde was belangrijk: wie de tools zelf in handen heeft gehad, denkt scherper mee over waar ze thuishoren.

1. Twee praktische workshops

Via de Digital Academy startten we met twee hands-on sessies rond A.I. en ChatGPT. We legden de basisprincipes uit en demonstreerden tools voor data-analyse en het automatiseren van administratief werk.

Eén vraag stond daarbij centraal: hoe doorgrond je een partijprogramma? In de aanloop naar de verkiezingen wilde Bouwunie snel en accuraat kunnen antwoorden op vragen van leden over de standpunten van politieke partijen. We gaven het team concrete technieken om lange documenten te filteren en naast elkaar te leggen op de thema's die voor de bouwsector tellen.

Het voordeel: het team analyseert en vergelijkt partijprogramma's nu sneller én nauwkeuriger, en kan leden gerichter informeren.

2. Strategische mapping per afdeling

Daarna brachten we in kaart waar A.I. de grootste impact kon maken. Onze aanpak bestond uit vier stappen: een intakegesprek met vragenlijst om de huidige werking te begrijpen, interactieve workshops op locatie om per afdeling de grootste pijnpunten te vinden, individuele gesprekken met medewerkers die veel administratief werk doen, en tot slot een oplossingsvoorstel met de start van de implementatie.

Die individuele gesprekken leverden het meeste op. Daar werd zichtbaar welke processen echt tijd opslokken.

3. Een CustomGPT voor de administratieve dienst

Elke dag komt er een Excel-bestand binnen met 20 kolommen en 100 rijen: bedrijven, contactgegevens, opleidingscentra en namen van deelnemers. Daaruit moet de juiste data gehaald worden, verdeeld over verschillende PDF's, met een bijhorende mail met de prijzen. En altijd met een paar uitzonderingen waarvoor een mens moet meekijken.

Een klassieke automatiseringstool riep vooral vragen op: wat is dat, gaat dat geen fouten maken, en zal dat niet duur zijn om op te zetten. De tussenoplossing werd een CustomGPT met een prompt in vier stappen:

• Stap 1: je krijgt van ons een Excel-bestand.
• Stap 2: je haalt deze 8 kolommen daaruit.
• Stap 3: check de knowledge base met onze basisstructuur en plaats de info in die structuur.
• Stap 4: zet die om naar verschillende PDF's per klant.

De tijd om dit te bouwen: een call van 30 minuten over het huidige proces, de transcriptie door ChatGPT om het proces uit te schrijven, 20 minuten eigen denkwerk, de call onderweg nog eens herbeluisterd, en 75 minuten naast de medewerker om alles stap voor stap op te zetten en bij te sturen.

Het voordeel: geen nieuw systeem om te leren, wel een assistent die het bestaande werk overneemt, met de medewerker die het eindresultaat nakijkt.

Resultaten

Bij de administratieve dienst levert de CustomGPT direct resultaat op: 2,5 uur per dag minder werk aan het verwerken van klantdata. Die tijd gaat naar strategische projecten en betere ondersteuning van de leden.

De workshops en de mapping leverden daarnaast een roadmap op voor de verdere uitrol, plus een team dat A.I.-tools nu zelf in het dagelijks werk gebruikt. Partijprogramma's analyseren gaat sneller en preciezer, en dat merken de leden.

Benieuwd waar A.I. en automatisering de grootste impact maken binnen jouw organisatie? Neem contact op met Flowkify.