Eén platform voor pand, werf en nazorg

Project Overzicht

Wie is Citynest?

Citynest is een Vlaams vastgoedbedrijf dat panden aankoopt, renoveert, verhuurt en verkoopt. Het begeleidt het volledige traject: van aankoopbelofte over de werf tot de nazorg bij de klant.

De werking draaide jarenlang op Excel, Dropbox en WhatsApp. Dat werkte, tot het niet meer werkte. Veel kennis zat in de hoofden van een paar mensen en de planning in Excel was tegen haar limieten gelopen.

De vraag

"Hoe kunnen we onze werfopvolging, nazorg en dossierbeheer digitaliseren zonder in een lang en duur maatwerktraject te belanden?"

Er was expliciet geen zin in eindeloze custom development. De vraag was: welk stuk lossen we eerst op, met welke software, en wat kost dat.

Project Uitvoering

De aanpak

We werkten in sprints van enkele weken. Elke sprint sloten we af met een review: demo, stand van de planning, stand van het budget en samen de volgende sprint vastleggen.

1 · A.I. Opportunity Mapping

We startten met een A.I. Opportunity Mapping. Samen met het team brachten we alle processen in kaart en zetten we die uit op waarde tegenover complexiteit. Zo werd zichtbaar wat een quick win is en wat een strategisch initiatief is.

Drie processen kwamen bovenaan: het opvolgen van de aankoopbelofte, de werfopvolging en de dienst na verkoop.

2 · Business Value workshop

In een workshop van een volledige dag ter plaatse legden we de basis vast. Het team formuleerde eerst zelf de doelstelling:

"Een slim, intuïtief platform dat de volledige levenscyclus van vastgoedprojecten bij Citynest ondersteunt, van planning tot werfopvolging en nazorg, met maximale automatisatie en minimale manuele tussenkomst."

Daarna tekenden we de drie processen stap voor stap uit en vertaalden we de wensen naar user stories met een inschatting per stuk.

Het belangrijkste resultaat was de architectuurkeuze. We legden drie scenario's naast elkaar: doorgaan met losse tools, een volledige enterprise-suite, of een gestructureerde tussenweg. De enterprise-optie viel af. Te veel functionaliteit, te complex voor de huidige structuur en een implementatiekost van 60.000 tot 100.000 euro.

Het advies werd een combinatie: PlanRadar voor het veldwerk op de werf, en Microsoft Power Platform met M365 voor de intake, de bedrijfslogica, de integraties en de rapportering. De twee vullen elkaar aan, zonder dubbel werk of datasilo's.

De workshop leverde ook een roadmap in vijf stappen op, met een planning en een budget per stap. Citynest wist dus voor de eerste lijn code geschreven werd wat er zou komen, in welke volgorde en wat het kostte.

3 · Nestera, het platform

Nestera is het platform van Citynest. Het draait op Microsoft Dataverse en brengt pand, project, werf en klachtdossier op één plek samen.

• Digitale dossierkast. Maak je een pand aan in Nestera, dan wordt automatisch de juiste SharePoint-map aangemaakt en gekoppeld. Vanuit het dossier zie je meteen alle bestanden die erbij horen. Een migratietool zet de bestaande Dropbox-inhoud over met de juiste toegangsrechten.
• Koppeling met PlanRadar. De werfleiders werken in PlanRadar met foto's, checklists en status. Via de API loopt dat door in het centrale dossier, zonder overtypen.
• Koppeling met Outlook. Mails over een pand hangen aan het juiste dossier in plaats van in één grote inbox.
• Automatisatie met Power Automate. De motor onder de motorkap: mappen aanmaken, API-calls, formulieren verwerken en data migreren.
• Copilot bovenop de data. Omdat alles gestructureerd op één plek staat, kan je gewoon vragen: "Geef me het EPC-attest voor pand Stationsstraat 12."
• Rapportering via Power BI en mini-dashboards in het platform zelf.

Onder de motorkap zetten we een professionele basis op: gescheiden omgevingen voor ontwikkeling, test en productie, versiebeheer in Azure DevOps, toegangsbeheer per rol via Entra en dagelijkse back-ups.

Resultaten

Citynest begon met Excel, Dropbox en WhatsApp, en met veel kennis die in hoofden zat. Vandaag staan pand, project, werf en klachtdossier samen in Nestera, met de bestanden in de juiste SharePoint-map, het werfwerk uit PlanRadar in hetzelfde dossier en de mails erbij in plaats van in één grote inbox.

Even belangrijk is wat er níet gebeurde. De enterprise-suite van 60.000 tot 100.000 euro implementatiekost viel af tijdens de Business Value workshop, niet halverwege een bouwtraject. Wat er wel kwam, stond op een roadmap in vijf stappen met een budget per stap, vastgelegd voor de eerste lijn code geschreven werd.

Wil jij jouw vastgoedwerking centraliseren zonder in een eindeloos maatwerktraject te belanden? Neem contact op met Flowkify.