Uren staan binnen het uur in Odoo

Project Overzicht

Wie is Cobofisk?

Cobofisk (Coopman & Partners) is een accountantskantoor met vestigingen in Aalter en Merelbeke. Ze doen boekhouding, accountancy en strategisch advies voor kmo's, van digitale boekhouding tot CFO-begeleiding. Samen met hun zusterbedrijven The Lex en Squidco bedienen ze zo'n 600 tot 700 klanten.

Het kantoor werkt met twee systemen naast elkaar: AdminPulse voor de urenregistratie en Odoo voor project- en facturatiebeheer. Die twee praatten niet met elkaar.

De vraag

Medewerkers logden hun uren in AdminPulse. Om te weten hoeveel uren er van een pakket verbruikt waren, moest iemand die uren manueel exporteren en overzetten naar Odoo. Dat gebeurde één keer per maand.

Daardoor zag het kantoor pas achteraf dat een urenpakket al overschreden was. En dat betekent gefactureerde uren die verloren gaan.

"Kunnen we onze uren uit AdminPulse automatisch en zo goed als real-time in Odoo krijgen, zodat we overschrijdingen meteen zien in plaats van een maand later?"

Project Uitvoering

De aanpak

We startten in september 2025 met een kick-off waarin we samen de scope vastlegden. Belangrijk: we automatiseerden niet alles. Het aanmaken van projecten en taken bleef manueel. Enkel de tijdsregistraties zelf gingen automatisch mee. Zo bleef het project behapbaar binnen het budget.

We werkten van bij de start samen met de interne IT-mensen van Cobofisk en met Squidco, hun Odoo-partner. Zo hielden we de kosten laag en bouwden zij meteen kennis op over hun eigen koppeling.

Voor de bouw kozen we n8n. Dat is een automatiseringsplatform waarmee je systemen aan elkaar koppelt zonder een volledige applicatie te moeten schrijven. AdminPulse en Odoo hebben allebei een API, dus n8n kon rechtstreeks met beide praten.

Wat er gebouwd is

1 · Real-time sync via webhook

Deze flow zet elke nieuwe of gewijzigde tijdsregistratie meteen door naar Odoo.

• Een medewerker logt uren in AdminPulse.
• AdminPulse stuurt via een webhook een signaal naar n8n.
• De flow controleert of de registratie nog bestaat en of ze aan een geldige taak hangt.
• De uren worden aangemaakt, aangepast of verwijderd in Odoo.
• Elke registratie krijgt in Odoo een uniek AdminPulse-ID mee, zodat er nooit dubbels ontstaan.
• Ontbreekt er een koppeling of een medewerker, dan gaat er automatisch een mail naar de verantwoordelijke.

Het voordeel: uren staan binnen het uur in Odoo in plaats van een maand later.

2 · Nachtelijke controlesync

Webhooks zijn niet altijd honderd procent betrouwbaar. Daarom draait er elke nacht een tweede flow als vangnet.

• De flow haalt de registraties van de laatste 24 uur op uit zowel AdminPulse als Odoo.
• Ze vergelijkt beide lijsten en zoekt verschillen: ontbreekt er iets in Odoo, ontbreekt er iets in AdminPulse, of klopt het aantal uren niet.
• AdminPulse is altijd de bron van waarheid. De flow corrigeert Odoo automatisch.

Het voordeel: geen enkele registratie valt tussen de mazen van het net.

3 · Historische backfill

Een derde flow waarmee Cobofisk zelf een periode kan kiezen en die volledig laten hersynchroniseren.

• Je geeft een start- en einddatum op.
• De flow haalt alle registraties uit beide systemen voor die periode.
• Alle verschillen worden opgespoord en rechtgezet.

Het voordeel: het kantoor kan zelf een maand- of kwartaalcontrole doen zonder dat er iemand van buiten moet bijspringen. Bij een testrun over een periode van vier weken vond de flow 47 registraties die in Odoo ontbraken, en maakte er daarvan 38 automatisch aan.

4 · Foutmeldingen en monitoring

Bovenop de drie flows staat een aparte error-workflow. Loopt er iets mis, dan krijgt Cobofisk automatisch een mail met de details. In n8n kan het team zelf de logs doorzoeken op een registratie-ID, een e-mailadres of een taak.

Hypercare en overdracht

Na de go-live volgde een periode van hypercare, daarna een onderhoudsafspraak. In april 2026 deden we een volledige technische overdracht aan de interne IT-medewerker van Cobofisk. We namen alle drie de flows stap voor stap door: hoe ze werken, hoe je credentials vervangt, hoe je fouten opspoort en hoe je zelf een backfill draait.

Sindsdien beheert Cobofisk de koppeling zelf.

Resultaten

De urenexport van AdminPulse naar Odoo is niet langer een maandelijkse manuele taak. Uren komen binnen het uur in Odoo terecht, met een nachtelijke controle en een backfill als extra zekerheid.

Daardoor ziet het kantoor overschrijdingen van urenpakketten meteen in plaats van pas bij de maandafsluiting. Dat scheelt niet alleen tijd, het beperkt ook het risico op uren die nooit gefactureerd raken.

Het project bleef binnen het afgesproken budget en ging live binnen twee weken na de kick-off. Omdat we samenwerkten met de interne IT en met Odoo-partner Squidco, ligt het beheer nu volledig bij Cobofisk zelf.

Wil jij ook weten hoe je twee systemen aan elkaar koppelt zonder maandelijks handwerk? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat.