Antwoorden die klaarstaan voor je de inbox opent

Project Overzicht

Wie is Dryguard?

Dryguard is een gespecialiseerde aannemer in vochtbestrijding en waterdichting, met de thuisbasis in Vlaams-Brabant. Ze behandelen opstijgend vocht met injectiewerken, doen kelderdichting en bekuiping, plaatsen zoutmembranen en verzorgen de nabehandeling. Hun klanten zijn particulieren, maar ook bouwbedrijven, architecten en syndici in Vlaanderen, Brussel en een deel van Wallonië. Het is een kmo met enkele tientallen medewerkers.

Elke dag komen er veel mails binnen met dezelfde soort vragen. Prijsaanvragen, technische vragen over opstijgend vocht, planning, garantie, hygroscopische zouten. Die inbox opvolgen kost tijd van net de mensen die het hardst nodig zijn op de werf en bij de klant.

De vraag

"Hoe zorgen we dat klanten sneller antwoord krijgen, zonder dat wij elke mail vanaf nul moeten schrijven en zonder dat elke collega een andere toon hanteert?"

Het team gebruikte A.I. al eens voor losse taken, maar nog niet ingebouwd in de manier van werken. Via het lopende CRM-traject met Flowkify kwam de vraag voor een mailagent op tafel.

Project Uitvoering

De aanpak

We startten met interviews bij het management en het operationele team, en analyseerden de bestaande mailstromen. Daaruit kozen we drie prioritaire mailboxen om mee te beginnen, waaronder een testmailbox. Zo konden we bijsturen zonder risico op de communicatie met klanten.

Daarna hebben we zeven jaar verzonden e-mail veilig samengebracht en er de schrijfstijl van Dryguard uit laten halen. Het resultaat is een profiel van hun eigen stem: de Vlaamse bouwterminologie, wanneer ze "u" gebruiken en wanneer "je", hun vaste zinnen, en het verschil tussen hun externe en interne toon.

Wat er gebouwd is

1 · De kennisbank

De vakkennis van Dryguard op één plek.

• Zes thema's: opstijgend vocht, behandeling en injectie, zouten en schade, nabehandeling en afwerking, prijzen met garanties en premies, en praktische klanteninfo.
• Alles staat in eenvoudige bestanden die het team zelf aanpast.
• De agent doorzoekt die kennisbank, met opslag in de EU.

Het voordeel: kennis die vroeger in de hoofden van een paar mensen zat, staat nu op één plek en helpt ook bij het inwerken van nieuwe collega's.

2 · De mailagent

Een A.I. agent die per mailbox antwoorden voorbereidt.

• Hij haalt de nieuwe mails op.
• Hij beoordeelt per mail of er een antwoord nodig is en laat reclame en ruis liggen.
• Hij zoekt de juiste info op in de kennisbank.
• Hij zet een concept klaar in Gmail, in de stem van Dryguard, in het Nederlands of het Frans volgens de taal van de afzender.
• Een medewerker leest het concept, past aan waar nodig en verstuurt zelf.

De agent verstuurt dus nooit zelf. Dat was een bewuste keuze: er blijft altijd een mens verantwoordelijk voor wat er naar buiten gaat. De agent gaat drie keer per dag door de inbox, zodat er telkens concepten klaarstaan op het moment dat iemand zijn mail opent.

Het voordeel: niemand begint nog aan een antwoord vanaf een leeg scherm.

3 · De feedbackloop

Elke dag vergelijken we het concept van de agent met de mail die uiteindelijk vertrok, en vatten we samen wat er is aangepast. Zo zien we zwart op wit waar de agent nog naast zit, en sturen we de kennisbank en de agent gericht bij. Daar is geen eigen A.I.-model voor nodig.

Het voordeel: de agent wordt beter op basis van echte mails, niet op basis van een gok.

Gebruikte technologie

De oplossing draait volledig op Google Cloud, omdat Dryguard al met Google Workspace en Gmail werkt. Concreet: Google Gemini als taalmodel, de Google Agent Development Kit voor de agent, Vertex AI Search voor de kennisbank, en Cloud Run met Cloud Scheduler voor de planning. We trainden geen eigen A.I.-model. We brachten bestaande bouwstenen samen en stemden die af op de sector, de stem en de dagelijkse praktijk van Dryguard.

Resultaten

De mailagent draait in productie op drie mailboxen, met concepten die drie keer per dag klaarstaan. Het volledige traject was klaar binnen één tot twee maanden.

Op terugkerende vragen ligt de geschatte tijdwinst op 30 tot 50 procent per antwoord. Er wordt niet meer herschreven vanaf een leeg scherm, maar gelezen en gecorrigeerd. Leads en klanten krijgen sneller antwoord, wat telt in een sector waar mensen meerdere offertes tegelijk aanvragen. De communicatie klinkt bovendien hetzelfde, ongeacht wie verstuurt. En de technische kennis zit in een kennisbank die het team zelf beheert.

Het werk stopt daar niet. Op basis van hoe het team de agent gebruikt, maken we de concepten beter zichtbaar in de inbox en werken we aan verwerking bij binnenkomst. Daarna volgt de uitbreiding naar meer mailboxen. Flowkify blijft Dryguard begeleiden als A.I.-partner.

Wil jij ook weten wat een A.I. agent kan doen met je inbox? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat.