Hoe Coformaco A.I. inzet om dossiers, rapportering en dealflow slimmer voor te bereiden

Project Overzicht

Wie is Coformaco?

Coformaco is het family office van Conny Vandendriessche, medeoprichter van Accent Jobs en House of HR. Vanuit Roeselare investeert het team in ondernemers en bedrijven, met de slogan "Funding Dreams". Het is een klein en ervaren team, waarin bijna iedereen in een one-person team werkt. Er zijn geen klassieke afdelingen. Elk teamlid volgt zijn eigen dossiers op, van dealflow en due diligence tot financiële rapportering en raden van bestuur.

Net daar zat de druk. De informatie over participaties zit verspreid over mails, notities, Dropbox, boekhoudpakketten en verslagen. Voorbereiding van een eerste gesprek of een raad van bestuur kost daardoor veel manueel zoekwerk. Coformaco wilde weten waar A.I. dat werk echt lichter kan maken.

De vraag

Conny Vandendriessche en Bo Decloedt kwamen bij Flowkify met een dubbele vraag. Ze wilden het team mee krijgen in A.I., maar ook weten waar de grootste winst zit.

"Hoe zetten we A.I. in binnen ons family office en onze participaties, zodat we sneller en beter voorbereid aan tafel zitten, zonder dat we de controle verliezen?"

Daarnaast was er twijfel over de tools. ChatGPT, Copilot, Gemini of Claude? Het team gebruikt Microsoft 365, maar ook Apple-toestellen en Dropbox. De keuze moest passen bij hoe ze echt werken.

Project Uitvoering

De aanpak

We startten met een A.I. Opportunity Mapping. Dat is een workshop waarin we samen met het team alle repetitieve en manuele taken in kaart brengen, en daarna de A.I.-kansen prioriteren op waarde en complexiteit.

De workshop vond plaats in Roeselare, in-house, met negen deelnemers uit het volledige team. Omdat Coformaco niet met klassieke departementen werkt, deelden we op in clusters: persoonlijke efficiëntie, IT, financiële rapportering, meetingvoorbereiding en opvolging. Per cluster brainstormden we over pijnpunten, bestaande initiatieven en A.I.-opportuniteiten. Daarna pitchten de teams hun concepten en plaatsten we alles op een waarde-complexiteitsmatrix.

Vooraf vulde elk teamlid een intakeformulier in met workflows en knelpunten. Zo verloor de workshop geen tijd aan opwarmen.

1 · A.I. Opportunity Mapping: vijf top-opportuniteiten

Uit de workshop kwamen vijf top-opportuniteiten. Ze draaien rond een centrale datalaag, geautomatiseerde financiële rapportering, en voorbereidingstools voor de raad van bestuur en voor het eerste gesprek met een target. Elk concept kreeg een doel, verwachte KPI's, randvoorwaarden en een afgebakende eerste stap.

Daarnaast legden we drie quick wins vast: een A.I. notetaker, een mail-agent en een coachingsformule. En een backlog per cluster, zodat het team ook na het traject weet wat er nog op de plank ligt.

Het voordeel: het team koos niet langer op gevoel, maar op basis van een gedeelde en geprioriteerde lijst.

2 · Training deel 1: het fundament

De eerste sessie ging over het dagelijkse werk. Halve dag, in-house, met oefeningen op eigen dossiers.

• Het kader: wat A.I. wel en niet is, en waarom je eigen oordeel nodig blijft.
• Het dashboard van Copilot en ChatGPT: modellen kiezen, documenten uploaden, chats terugvinden.
• Prompting: het zeven-stappenmodel voor rol, doel, context, doelgroep, parameters, tone of voice en extra uitleg.
• Aangepaste instructies: leesniveau B1, geen emoji's, je-vorm, rekening houden met Belgische wetgeving, niet fantaseren bij onbekende antwoorden.
• CustomGPTs en Copilot Agents: het verschil tussen een brainstormpartner en een voorgeprogrammeerde agent met een vast outputformaat.
• Werken met projecten en mappen, zodat context per participatie bewaard blijft.

Het voordeel: iedereen vertrok met werkende instructies en een eigen manier om dossiers te structureren.

3 · Training deel 2: van gebruiker naar bouwer

Tussen sessie 1 en 2 zat enkele weken tijd. Zo kon het team eerst zelf aan de slag. De tweede sessie bouwde daarop verder, met Claude als centrale tool.

• Context engineering: een bibliotheek van referentiebestanden opbouwen, zoals ICP, tone of voice, schrijfkader, voorbeeldoutputs en procesbeschrijvingen.
• Claude Skills: het probleem dat A.I. elk gesprek opnieuw begint, en hoe je dat één keer oplost.
• Zeven concrete skills uitgewerkt op maat van Coformaco.
• Plugins en connectoren: Excel, PowerPoint en MCP-koppelingen naar bestaande systemen.
• A.I. tools in de praktijk: Leexi als notetaker, Gamma voor presentaties, Lovable voor snelle prototypes.

De zeven skills sluiten rechtstreeks aan op de opportunity mapping:

1. prospect-one-pager: verzamelt website, NBB, LinkedIn, mails en notities tot een gestructureerde one-pager met rode vlaggen en investeringscriteria.
2. meeting-voorbereiding-eerste-gesprek: maakt een meetingtemplate met gespreksstructuur en vragen per fase.
3. rvb-rapport-samenvatting: vult het RvB Master Template met waardedrivers, verbeterpunten en dealstatus.
4. exit-waarde-analyse: berekent een indicatieve exitwaarde volgens de methodologie van Coformaco.
5. kwartaalrapport-participatie: vult het standaard rapporteringsformat in, inclusief P&L, cashflow en toelichting.
6. red-flag-analyse: detecteert dalende marges, stijgende schulden en afwijkingen ten opzichte van budget.
7. document-analyse-lang: haalt uit een jaarverslag, due diligence rapport of contract de punten die er voor een investeerder toe doen.

In elke skill zit dezelfde harde regel: nooit cijfers verzinnen. Wat ontbreekt, wordt gemarkeerd als "informatie niet beschikbaar, manuele aanvulling vereist".

Het voordeel: het team bouwt nu zelf skills bij, zonder dat er telkens een externe partij aan te pas moet komen.

Resultaten

In één traject ging Coformaco van "we willen iets met A.I." naar een concreet en gedragen plan. De opportunity mapping leverde vijf uitgewerkte top-opportuniteiten op, drie quick wins en een backlog per cluster, elk met een afgebakende eerste stap. De twee trainingen brachten negen teamleden op hetzelfde niveau, van prompting tot het zelf bouwen van skills.

De grootste verandering zit in de voorbereiding. Waar een eerste gesprek of een raad van bestuur vroeger startte met zoeken in mails, Dropbox en Excel, vertrekt het team nu van een gestructureerde one-pager of een ingevuld RvB-template. Ook de verslaggeving van meetings werd als quick win vastgelegd, zodat kennis uit gesprekken in het dossier belandt in plaats van in losse notities.

Flowkify blijft Coformaco ondersteunen als A.I.-partner, met focus op de datalaag en de verdere uitbouw van de gekozen top-opportuniteiten.

Wil jij ook weten wat A.I. kan betekenen voor jouw family office of investeringsholding? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat.