Hoe Connect sneller en sterker offertes maakt met een A.I. sales-assistent

Project Overzicht

Wie is Connect?

Connect is een communicatiebureau dat gespecialiseerd is in omgevingscommunicatie. Denk aan communicatie rond infrastructuurwerken, participatietrajecten en stakeholdermanagement. Het bureau telt een zestigtal medewerkers en werkt vanuit België en Nederland, met teams voor advies, creatie, operations en HR. Veel opdrachten komen binnen via openbare aanbestedingen. Dat betekent dat er per jaar een groot aantal offertes en plannen van aanpak geschreven wordt, telkens op basis van een uitgebreid bestek.

Connect gebruikte al A.I. in het dagelijkse werk, maar wilde verder gaan dan losse tools. De vraag was: waar zit de echte winst voor de hele organisatie?

De vraag

"Hoe zetten we A.I. in op een manier die tijd bespaart, de kwaliteit van ons werk verhoogt en breed gedragen wordt door het team?"

Connect wilde geen oppervlakkige A.I.-toepassingen, maar een onderbouwde keuze. Eerst weten waar de waarde zit, dan pas bouwen.

Project Uitvoering

De aanpak

Het traject liep in drie stappen. Eerst brachten we alle A.I.-kansen in kaart, daarna diepten we één opportuniteit uit tot een business case, en pas daarna bouwden we.

1 · A.I. Opportunity Mapping

We startten met een A.I. Opportunity Mapping. In een workshop van een halve dag brachten we samen met een team uit strategie, management, communicatie, creatie, HR en administratie alle A.I.-kansen in kaart, departement per departement.

We verzamelden eerst de pijnpunten en de ideeën zonder te oordelen. Daarna scoorden we elk idee op waarde en op complexiteit. Zo ontstond een duidelijke kaart: quick wins die meteen kunnen, strategische initiatieven die het bouwen waard zijn, en een backlog voor later.

Uit die oefening kwamen vier grote kansen naar boven, met kennisdeling als rode draad. Medewerkers verliezen tijd met het terugvinden van eerdere offertes, plannen en cases. De geschatte winst van een goede kennisagent alleen al was ongeveer één uur per persoon per week.

Het voordeel: het management had een gedragen roadmap in plaats van losse ideeën.

2 · Business Value workshop

Daarna zoomden we in op één opportuniteit met een Business Value workshop. In die sessie merkten we samen dat een algemene kennisdatabank te breed was om echt waarde te leveren. We verlegden de focus naar de plek waar de winst het grootst is: het opstellen van offertes.

In de workshop brachten we het huidige offerteproces in kaart, tekenden we het gewenste proces uit, bepaalden we de gebruikers en hun vereisten en prioriteerden we die volgens de MoSCoW-methode. We legden ook meetbare doelen vast: minder tijd per offerte, meer offertes per jaar, meer hergebruik van sterke elementen en een hogere score op de eigen kwaliteitscriteria.

Het voordeel: een concrete scope en een business case, met een MVP die klein genoeg is om snel te leveren.

3 · Sales Buddy in productie

Vervolgens bouwden we Sales Buddy, de sales-assistent van Connect. We werkten in drie korte sprints, met wekelijkse reviews samen met het team van Connect.

Zo werkt het:

1. Je laadt het bestek van een nieuwe opdracht in.
2. Sales Buddy haalt de probleemstelling en de budgetvork eruit.
3. De assistent zoekt in de eigen kennisbank naar vergelijkbare offertes en projecten.
4. Jij valideert de voorgestelde referenties. De mens beslist, altijd.
5. Daarna help je jezelf verder met gerichte vragen, bijvoorbeeld over de aanpak, de methodiek of de fasering.

We bouwden de assistent op Microsoft Copilot Studio, binnen de bestaande Microsoft 365-omgeving van Connect. Dat was een bewuste keuze. De data blijft waar ze al staat, de gebruiker werkt in een omgeving die hij kent, en er is geen aparte tool nodig. De kennisbank kreeg een eenvoudige structuur met labels per klant, budget en categorie, zodat de assistent alleen relevante documenten gebruikt.

We startten met een pilootgroep en sloten af met documentatie en een kennisoverdracht, zodat het team van Connect zelf verder kan.

Het voordeel: het team vertrekt niet meer van een wit blad, maar van de sterkste eerdere dossiers.

Resultaten

Sales Buddy draait vandaag in productie bij een pilootgroep binnen Connect. Wat vroeger begon met zoeken in mappen, start nu met een bestek inladen en een lijst relevante referenties krijgen. De vooropgestelde doelen zijn duidelijk: ongeveer een kwart minder tijd per offerte, een derde minder tijd over het volledige offertetraject en meer hergebruik van sterke strategieën uit eerdere dossiers.

Even belangrijk is wat er naast de tool gebeurde. Het traject van mapping over business case naar bouw gaf Connect een gedeelde taal rond A.I. Het team is zelf beginnen bouwen met eigen agents, en wij ondersteunen dat verder als partner.

Flowkify blijft Connect ondersteunen als A.I.-partner, met focus op schaalbare oplossingen en maximale impact.

Wil jij ook weten wat A.I. agents kunnen betekenen in jouw dienstverlenende organisatie? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat.