Hoe Decupere & Partners een onderbouwde keuze maakt voor een nieuw ATS-systeem

Project Overzicht

Wie is Decupere & Partners?

Decupere & Partners is een accountancy- en advieskantoor uit Ieper, in West-Vlaanderen. Naast boekhouding en fiscaliteit heeft het kantoor een aparte afdeling Mens & Organisatie. Die afdeling begeleidt KMO's bij hun HR-beleid: loonbeleid, sociaal-juridische documenten, de employer journey en rekrutering.

Die laatste dienst groeide snel. Waar rekrutering eerst alleen gebeurde voor een aantal vaste klanten, kwam er steeds meer vraag van buitenaf. Het team merkte dat het proces daar niet op gebouwd was. Kandidaten, cv's en gesprekken zaten verspreid over mailboxen, Excel-bestanden en losse systemen. Er was geen centraal overzicht en geen rapportering richting de klant.

De vraag

Het team wilde weten of het een bestaand systeem moest kopen of iets op maat moest laten bouwen. En vooral: waar A.I. en automatisering echt tijd zouden winnen.

"We willen sneller vacatures online krijgen, kandidaten beter opvolgen en aan onze klanten kunnen tonen wat we precies doen. Welk systeem hebben we daarvoor nodig en wat kunnen we vandaag al automatiseren?"

Project Uitvoering

De aanpak

We startten met een A.I. Opportunity Mapping. Dat is een werksessie waarin we samen met het team het volledige proces op tafel leggen, zonder dat er vooraf iets uitgeschreven moet zijn. Acht medewerkers uit HR, IT en digitalisatie schoven een halve dag aan.

Daarna volgde een Business Value workshop. Daarin werkten we de gekozen richting verder uit, met een kosten-batenafweging en een concreet advies. Alle sessies werden opgenomen en getranscribeerd met een A.I. notetaker, zodat het team achteraf alles kon herbekijken en er zelf mee verder kon werken.

1 · Een procesmap van intake tot onboarding

We brachten het volledige rekruteringsproces in kaart, in tien stappen.

• Intake van de vacature bij de klant
• Opmaak van de vacaturetekst
• Publicatie op de eigen site en op externe jobkanalen
• Instroom van kandidaten
• Screening van cv's
• Gesprekken plannen
• Gesprekken voeren en verslaggeven
• Statusopvolging van de kandidaat
• Loonvoorstel en contract
• Onboarding

Per stap noteerden we wie wat doet, welk systeem gebruikt wordt en waar het stroef loopt.

Het voordeel: voor het eerst lag er één gedeeld beeld van het proces, in plaats van een werkwijze per persoon.

2 · Een pijnpunten- en quick winanalyse

Uit de procesmap kwamen acht verbeteringen die meteen konden starten. Ze kosten weinig en werken in elk scenario, ook als het team later van systeem verandert. Denk aan het meetbaar maken van elk wervingskanaal, het oplossen van e-mails die in de spam belanden, het standaard opnemen en samenvatten van gesprekken, en het automatisch versturen van berichten wanneer een kandidaat een fase opschuift.

Het voordeel: het team kon starten zonder te wachten op een grote beslissing.

3 · Een lijst met functionaliteiten en vereisten

We legden vast wat het systeem echt moet kunnen. De belangrijkste: een klantportaal waarin een klant alleen zijn eigen kandidaten ziet, terwijl het team zelf een overkoepelend zicht houdt op alle kandidaten. Daarnaast koppelingen met de agenda, met de contractsoftware en met de A.I. notetaker.

Het voordeel: een concrete meetlat om elk systeem aan af te toetsen.

4 · Een vergelijking tussen kopen en bouwen

We vergeleken vier bestaande ATS-systemen op de markt met een oplossing op maat. Per optie gaven we de voordelen, de nadelen en een kostenindicatie, afgetoetst aan de vereisten uit stap drie.

Het voordeel: een keuze op basis van cijfers en functionaliteiten, niet op basis van een verkooppraatje.

5 · Een architectuurvoorstel voor de IT-verantwoordelijke

We voegden een technisch luik toe: hoe de data zou stromen, waar ze bewaard wordt en welke koppelingen nodig zijn. Ook de GDPR-aandachtspunten kwamen aan bod, want een deel van de gewenste functies raakt aan persoonsgegevens.

Het voordeel: de IT-verantwoordelijke kon meteen mee beoordelen in plaats van pas achteraf aan te sluiten.

Resultaten

Na twee sessies had Decupere & Partners iets wat er voordien niet was: één gedeeld beeld van het rekruteringsproces in tien stappen, acht verbeteringen die meteen konden starten, een lijst met vereisten en een onderbouwde vergelijking van vier systemen tegenover een oplossing op maat.

Even belangrijk is wat het team niet meer moest doen. Er hoefde niet langer op gevoel gekozen te worden tussen tools. De discussie ging niet meer over welke tool het populairst is, maar over welke functionaliteiten het proces echt nodig heeft.

De quick wins zijn bewust losgekoppeld van de systeemkeuze. Zo wint het team tijd terwijl de beslissing rijpt, en gaat geen van die inspanningen verloren wanneer het nieuwe systeem er staat.

Flowkify blijft Decupere & Partners ondersteunen als A.I.-partner, van de keuze van het systeem tot de implementatie van de automatiseringen.

Wil jij ook weten waar A.I. tijd wint in jouw HR- of rekruteringsproces? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. Opportunity Mapping op maat.