Klantdocumenten die zichzelf in het CRM zetten

Project Overzicht

Wie is LeaseBroker?

LeaseBroker is een Belgische financieringsmakelaar uit Gent. Het bedrijf bemiddelt bij leasing, renting en flexibele financiering voor ondernemers. Naast de makelaarsactiviteit heeft LeaseBroker een eigen financieringsmaatschappij voor objectfinanciering en een platform voor dealers. Het werkt samen met meerdere banken en financieringspartners.

Het bedrijf groeit sterk. Die groei liep vast op één punt: het voorbereiden van dossiers gebeurde volledig met de hand.

De vraag

Bij elke aanvraag moesten medewerkers documenten opslaan, hernoemen, nakijken en de gegevens overtypen in het CRM. Die documenten kwamen ongestructureerd binnen: via e-mail, via formulieren en via WhatsApp. Identiteitskaarten, rijbewijzen, fiscale documenten en offertes, allemaal door elkaar.

Het kostte een team dagelijks veel tijd. Tijd die niet naar de klant ging, maar naar administratie.

"Hoe zorgen we ervoor dat het voorbereidende documentwerk verdwijnt, zodat onze mensen meteen met de klant kunnen bezig zijn?"

Project Uitvoering

De aanpak

We startten met een A.I. Opportunity Mapping. Eerst een intakegesprek, daarna een workshop met het team van LeaseBroker. We brachten de volledige werkflow in kaart, fase per fase, met per fase het manuele werk dat erbij hoort.

Uit die oefening kwamen zes concrete opportuniteiten. Documentautomatisering kwam er unaniem als eerste prioriteit uit: de hoogste waarde, en een beperkte complexiteit.

Daarna werkten we verder in een automation retainer. We leveren in sprints van twee weken, met na elke sprint een review samen met de klant. Zo bepaalt LeaseBroker mee wat er als volgende bijkomt.

Wat er gebouwd is

1 · Document Intelligence pipeline

Eén engine die inkomende documenten leest, herkent, controleert en wegschrijft naar het CRM. Van PDF naar CRM in minder dan een minuut.

1. Het document komt binnen, als bijlage bij een klantmail of via een formulier.
2. De A.I. classificeert het document en herkent om welk type het gaat.
3. De A.I. leest de velden uit en geeft per veld aan hoe zeker ze is.
4. Regels valideren de output. Denk aan checksums, chassisnummers, postcodes en vervaldata.
5. Velden met hoge zekerheid gaan automatisch naar het juiste veld in het CRM.

Het voordeel: het voorbereidende typewerk verdwijnt en een document is in seconden verwerkt in plaats van in minuten.

2 · Review dashboard met human in the loop

Mensen kijken alleen nog naar wat de A.I. niet zeker weet. Het dashboard toont het document met kaders rond elke gevonden waarde, zodat je meteen ziet waar een gegeven vandaan komt. De velden zijn gekleurd op zekerheid: groen, oranje of rood. Met één klik gaan de goedgekeurde velden naar het CRM.

Het voordeel: je houdt controle over de gegevens die in je CRM belanden, zonder alles te moeten nakijken.

3 · Alles in het CRM zelf

De review staat rechtstreeks op het dossier. Uploaden en terugschrijven gebeurt in het CRM. Er is geen extra tool nodig en niemand moet leren werken met een nieuw systeem.

De uitgelezen gegevens komen terecht in een aparte, afgeschermde datalaag. Zo kan de automatisering nooit bestaande gegevens overschrijven. Dat was een harde eis: de mens blijft eigenaar van het dossier.

4 · Automatische naamgeving en klassering

Documenten worden automatisch hernoemd volgens de afspraken van LeaseBroker en gekoppeld aan het juiste dossier. Zoeken naar een document hoort daarmee tot het verleden.

5 · Gesprekken vastleggen met Leexi

Telefoongesprekken met klanten worden getranscribeerd met Leexi, onze A.I. notetaker, en gekoppeld aan het juiste dossier. Dat is de basis voor de volgende stap: een checklist die zichzelf invult op basis van het gesprek.

Techniek en veiligheid

De oplossing loopt op Microsoft Azure, in de eigen omgeving van LeaseBroker. Voor het uitlezen combineren we Azure AI Document Intelligence met A.I.-modellen die we zelf trainden op voorbeelddocumenten per documenttype. Daarbovenop komt een LLM-laag, een taalmodel dat vrije tekst zoals contracten en e-mails interpreteert.

Omdat het over identiteitsdocumenten en financiële gegevens gaat, was veiligheid van het begin een uitgangspunt. De gegevens blijven binnen Europa, wachtwoorden en sleutels zitten in een beveiligde kluis en elke gebruiker ziet enkel wat hij mag zien.

Handgeschreven documenten hebben we bewust buiten scope gehouden. De foutmarge en de kostprijs wegen daar niet op tegen de winst. Dat soort keuzes maken we liever op voorhand dan achteraf.

Resultaten

De pipeline staat live in productie. De meest voorkomende documenttypes worden vandaag van begin tot einde automatisch verwerkt, met een hoge nauwkeurigheid. Een document verwerken duurt seconden in plaats van minuten. Het voorbereidende werk dat vroeger een team dagelijks bezighield, is grotendeels verdwenen.

Even belangrijk: de basis staat er nu. Nieuwe documenttypes toevoegen kost ongeveer een halve tot één dag werk. De volledige documentstroom van LeaseBroker is in kaart gebracht, van eerste aanvraag tot aftersales, zodat er stap voor stap kan worden uitgebreid.

Flowkify blijft LeaseBroker ondersteunen als A.I.-partner. De volgende stappen liggen klaar: klantgesprekken automatisch omzetten in een ingevulde checklist, slimme opvolging van ontbrekende documenten, en een model dat helpt voorspellen bij welke financieringspartner een dossier de beste kans maakt.

Wil jij ook weten wat A.I. kan betekenen voor jouw documentstroom? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat.