Meer dan 80 uur per jaar terug op werfverslagen

Project Overzicht

Wie is Renoffice?

Renoffice is een Belgisch renovatiebedrijf met meer dan 35 jaar ervaring. Het kantoor zit in Kortrijk en werkt met een team van tien medewerkers. Elk jaar begeleiden ze meer dan honderd renovatieprojecten. Transparante communicatie, professionele projectopvolging en respect voor het budget van de klant zijn hun handelsmerk.

Werfverslagen opstellen was bij Renoffice nog handwerk. Een coördinator ging langs op de werf, maakte notities en foto's, en werkte het verslag achteraf uit op kantoor. Bij honderd projecten per jaar loopt dat op. En elke werfleider deed het net iets anders.

De vraag

Renoffice klopte bij Flowkify aan zonder een afgelijnd project. De vraag was breder dan dat:

"Hoe kunnen we bij A.I. blijven? Hoe halen we er waarde uit? Missen we de boot?"

Dat is een eerlijke startvraag. En precies daarom begonnen we niet met bouwen, maar met kiezen.

Project Uitvoering

De aanpak: eerst kiezen, dan bouwen

We startten met een A.I. Opportunity Mapping. Samen met het management brachten we alle ideeën in kaart en zetten die op twee assen: waarde en complexiteit. Uit die oefening kwamen vier ideeën naar boven: RenoField, BuildConverse, SupervisorAI en een Leaderboard.

RenoField kwam als eerste uit de bus. Hoge waarde, beperkte complexiteit. Een echte quick win.

Daarna maakten we een business case. Niet op buikgevoel, maar met cijfers: hoeveel coördinatoren, hoeveel werfbezoeken per jaar, hoeveel tijd per verslag en wat kost een tablet met abonnement. Zo wist Renoffice vóór de eerste regel code wat het project zou opbrengen.

Wat er gebouwd is: RenoField

RenoField is een app waarmee een coördinator zijn werfverslag maakt op de werf zelf. Op een Android-tablet, met de camera en de microfoon van het toestel. Het verslag is klaar voor hij weer in de wagen zit.

1 · Verslag aanmaken op locatie

• De coördinator opent een nieuw verslag en kiest het project.
• Hij duidt de aanwezigen aan.
• Hij neemt foto's van de algemene situatie.
• Per onderdeel van de werf (afbraak, ruwbouw, daktimmerwerk, buitenschrijnwerk) voegt hij opmerkingen toe.

Het voordeel: alle informatie wordt vastgelegd op het moment dat de coördinator er staat, niet uren later op kantoor.

2 · Spraak naar tekst met A.I.-verfijning

• De coördinator spreekt zijn opmerking in.
• A.I. zet spraak om in tekst.
• A.I. herschrijft die tekst naar een nette, professionele formulering.

Het voordeel: op een werf typ je niet. Inspreken gaat sneller en het eindresultaat leest overal even professioneel.

3 · Foto's met annotaties

• Foto's worden rechtstreeks in het verslag opgeladen, per onderdeel.
• De coördinator tekent op de foto zelf aan waar het over gaat.

Het voordeel: geen discussie meer over welk detail bedoeld werd.

4 · Berichtenmodule naar onderaannemers

• De coördinator spreekt in wat hij wil zeggen.
• A.I. maakt daar een correct bericht van, gericht aan de juiste onderaannemer.
• Hij controleert en verstuurt.

Het voordeel: opvolging naar onderaannemers gebeurt vanuit het verslag, niet los in de chat.

5 · Verslag als PDF

Het volledige verslag wordt automatisch omgezet in een PDF, klaar om te versturen. Alle verslagen staan samen in één overzicht.

De techniek

RenoField is een volledige webapp, geen kant-en-klaar pakket. We bouwden ze op Next.js met TypeScript, ShadCN/UI en Tailwind CSS, met NextAuth voor de aanmelding en Sentry voor de monitoring. De hosting en de databank draaien op Microsoft Azure. De app werkt op een Android-tablet als hoofdtoestel en in de browser op laptop als tweede kanaal.

We kozen bewust voor een eigen app. Een standaardtool voor werfverslagen bestaat, maar de combinatie van inspreken, annoteren en direct berichten sturen naar onderaannemers zit daar niet in.

Het traject

Het verkennende A.I.-adviseurstraject liep vanaf april 2024. De business case volgde in september 2024, de bouw van de MVP startte eind september 2024. Van idee tot werkende toepassing duurde minder dan acht weken. Tijdens de bouw werkten we met een open backlog en een wekelijkse rapportage met risico's en acties, zodat Renoffice op elk moment wist waar het project stond.

Resultaten

De business case rekende op meer dan 80 uur tijdwinst per jaar. Die komt uit een simpele berekening: vier coördinatoren, veertig werkweken, een half uur minder werk per werfbezoek. Voor een bedrijf van tien mensen is dat ongeveer twee volledige werkweken die vrijkomen.

Naast de tijdwinst is er de kwaliteit. Werfverslagen zien er nu overal hetzelfde uit, met foto's en annotaties op de juiste plaats. Wat op de werf gezegd wordt, staat ook effectief in het verslag. Dat merken de medewerkers, de klanten en de onderaannemers.

RenoField is een van de eerste toepassingen die Flowkify heeft gebouwd en ze draait vandaag nog elke dag in productie. Flowkify blijft Renoffice ondersteunen als A.I.-partner, met beheer van de infrastructuur en ruimte om de app verder uit te bouwen.

Wil jij ook weten wat A.I. kan betekenen voor jouw werfopvolging? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat.