Elk klantgesprek volledig, zonder overtypen

Project Overzicht

Wie is Renozen?

Renozen is een Belgisch renovatiebedrijf uit Antwerpen. Ze zijn gespecialiseerd in totaalrenovaties van badkamers en in de voorbereidende werken voor keukens. Ze ontzorgen de bouwheer volledig: van het eerste gesprek aan de keukentafel tot de oplevering van de werf. Hun verkopers gaan elke dag op de baan naar klanten thuis.

Zoals bij veel groeiende renovatiebedrijven groeide de administratie mee. Het werk zat verspreid over papieren notities, Teamleader, Excel en SharePoint.

De vraag

Renozen liep tegen drie concrete pijnpunten aan. Elke verkoper voerde het klantgesprek anders, waardoor belangrijke info soms ontbrak. Het technisch dossier werd telkens opnieuw manueel ingevuld, vaak met dezelfde gegevens. En de opmaak van een offerte en de bijhorende documenten duurde te lang.

"Hoe zorgen we dat elk klantgesprek volledig is en dat onze mensen niet elke keer dezelfde gegevens opnieuw moeten intypen?"

Project Uitvoering

De aanpak

We startten met een A.I. workshop voor het team. Daarin lieten we zien wat A.I. vandaag concreet kan en waar de kansen zaten in hun eigen proces. Daarna gingen we samen met de zaakvoerder en de administratie het volledige proces doorlopen, stap per stap, van aanvaarde offerte tot aannemersofferte. Zo werd duidelijk welke gegevens telkens opnieuw werden overgetypt.

Uit die analyse kwamen twee projecten die we in één keer hebben gebouwd.

1 · A.I. notetaker voor het salesgesprek

Een A.I. notetaker die van elk klantgesprek automatisch een gestructureerd verslag maakt.

1. De verkoper start de opname op zijn gsm voor hij binnengaat en spreekt kort de vaste info in: projecttype, adres, naam van de klant, huis of appartement, verdieping, mail en telefoonnummer.
2. Bij de klant vraagt hij toestemming en zet hij de opname verder.
3. Na het gesprek gaat de opname automatisch naar Leexi, onze A.I. notetaker, die het gesprek uitschrijft.
4. Een automatische workflow leest dat transcript uit en vult twee Word-templates in.
5. Beide verslagen worden opgeslagen in de juiste map in SharePoint.

Er komen dus twee rapporten uit elk gesprek. Het eerste is een klantverslag dat de verkoper kan nalezen, aanpassen en met de offerte meesturen. Het tweede is een intern rapport met een checklist: is er naar het budget gevraagd, heeft de klant een voorkeur voor de planning, waarom wil hij renoveren.

Het voordeel: elk gesprek levert nu dezelfde volledige informatie op, en de klant krijgt een samenvatting die vertrouwen geeft.

2 · Controlemap en aannemersofferte

Een automatisatie die de interne rekenbladen invult zodra een offerte is aanvaard.

1. Een medewerker zet de offerte in Teamleader op "aanvaard". Dat is de trigger.
2. De automatisatie haalt alle offertelijnen op uit Teamleader.
3. Ze telt de bedragen per categorie op en berekent de subtotalen, zoals uitbraakwerken.
4. De controlemap in Excel wordt automatisch ingevuld met de klantgegevens, de categorieën en de subtotalen.
5. De aannemersofferte wordt ook automatisch gemaakt: zelfde structuur, met aantallen en meters, maar zonder verkoopprijzen.
6. Beide bestanden komen klaar te staan in de juiste map in SharePoint.

Het voordeel: waar iemand vroeger de offerte kopieerde en alle lijnen manueel overtypte en optelde, staan de documenten nu klaar zonder dat er iemand aan moet beginnen.

Gebruikte tools

We werkten met Leexi als A.I. notetaker, n8n als automatisatieplatform, de API van Teamleader Focus en Microsoft SharePoint voor de opslag. We kozen bewust voor low-code. Zo blijft het onderhoud eenvoudig en werkt de oplossing in de tools die Renozen al gebruikte.

Sinds juni 2025 loopt er ook een supportcontract. Daarmee blijven de flows bewaakt en kan Renozen kleine aanpassingen laten doorvoeren.

Resultaten

Renozen heeft nu een uniform salesgesprek. Elke verkoper vertrekt met dezelfde vragen en elk gesprek levert hetzelfde gestructureerde verslag op.

Het overtypen van offertelijnen naar de controlemap en de aannemersofferte is volledig weg. Waar iemand vroeger per project alle lijnen manueel kopieerde en optelde, start dat nu automatisch bij één statuswijziging in Teamleader. De klant krijgt bovendien een verslag van het gesprek mee, wat de professionaliteit van elk dossier verhoogt.

Dit project was de start van een langere samenwerking. Op basis van de resultaten volgden een A.I. Opportunity Mapping en twee nieuwe bouwprojecten: Imagine+ voor sales en ZenFlow voor de werfopvolging.

Wil jij ook weten wat A.I. kan betekenen voor jouw renovatie- of bouwbedrijf? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat.