Alle werfcommunicatie op één plek

Project Overzicht

Wie is Renozen?

Renozen is een Belgisch renovatiebedrijf uit Antwerpen. Ze doen totaalrenovaties van badkamers en de voorbereidende werken voor keukens, en ze ontzorgen de bouwheer van begin tot eind. Dat betekent dat ze permanent schakelen tussen de klant, de eigen werfleiders, de planning en de onderaannemers.

Elke werf bracht communicatie mee via WhatsApp, mail, telefoon, een aparte planningstool en SharePoint. Na de eerste twee A.I. projecten wilde Renozen die versnippering aanpakken.

De vraag

Informatie stond op te veel plaatsen. Er circuleerden meerdere versies van hetzelfde plan. Belangrijke berichten raakten ondergesneeuwd tussen irrelevante berichten. Medewerkers werden constant afgeleid.

"Hoe brengen we alle informatie en communicatie per werf op één plek, zodat iedereen enkel ziet wat voor hem relevant is?"

Project Uitvoering

De aanpak

We organiseerden een Business Value workshop rond de werfopvolging. Daar legden we eerst de doelstelling vast: rust, focus en efficiëntie in de dagelijkse werking rond werven. Daaraan koppelden we vier meetbare KPI's die allemaal naar beneden moeten: het aantal communicatie-interacties per werf, de tijd die mensen kwijt zijn aan informatie zoeken en opvolgen, het aantal onduidelijke of onbeantwoorde acties, en de mentale belasting bij de medewerkers.

Daarna schreven we de user stories uit per rol: planner, werfleider en onderaannemer. We prioriteerden ze in must have, should have, could have en won't have. Zo werd de scope in één keer duidelijk.

We bouwden vervolgens in tien sprints van telkens één week, van begin februari tot half april 2026, met elke week een demo en feedback van het team van Renozen. Het projectteam bestond uit een A.I. lead developer en een A.I. product engineer van Flowkify, met de zaakvoerder van Renozen als product owner en gebruikers uit planning, verkoop en werfleiding.

Wat er gebouwd is: ZenFlow

ZenFlow is een web app die per werf alles samenbrengt. De functies zijn opgedeeld per rol.

Voor de planner

1. Een project wordt automatisch aangemaakt zodra een offerte in Teamleader wordt goedgekeurd. Er moet dus niets dubbel worden ingegeven.
2. Documenten per werf komen uit SharePoint en blijven daar ook staan.
3. De planner selecteert de onderaannemers per werf en wijst een werfleider toe.
4. Taken maken met een verantwoordelijke en een deadline, of in één keer via een taaktemplate voor een standaard werf.

Voor de werfleider

1. Alle werfinfo op één pagina: klant, planning, documenten, taken, berichten en foto's.
2. Documenten altijd in de laatste versie raadplegen, ook op de werf.
3. Foto's toevoegen tijdens een werfbezoek. Die synchroniseren automatisch met SharePoint en omgekeerd, zodat beide kanten altijd gelijk staan.
4. Berichten versturen, met bijlage of ingesproken, en notities inspreken via spraak naar tekst.

Voor de onderaannemer

1. Enkel zijn eigen werven zien.
2. Alle info van die werf op één plek, met de documenten in read-only en altijd in de laatste versie.
3. Problemen of conflicten melden. Die komen als urgente melding direct bij de werfleider terecht.

Systeem en notificaties

1. Toegangsrechten per werf, zodat iedereen enkel ziet wat voor hem bedoeld is.
2. E-mailnotificaties bij een nieuwe taak, een nieuw bericht of een naderende deadline.
3. Elke ochtend om 8 uur een mail met de taken die binnen 48 uur af moeten zijn.
4. Aanmelden met het Microsoft-account, in de huisstijl van Renozen, en bruikbaar op laptop, iPad en gsm.

De mails blijven bewust bestaan. Niet alle arbeiders en onderaannemers werken volledig digitaal, dus de mail blijft de stok achter de deur. Het verschil is dat alles nu vanuit één systeem vertrekt in plaats van uit vier.

Gebruikte tools

ZenFlow loopt op de Microsoft cloud, met SharePoint als documentbron, Teamleader als bron van de projecten en een automatisatieplatform voor de koppelingen. We werkten low-code waar het kon. Zo staat de oplossing sneller live en blijft het onderhoud eenvoudig.

Resultaten

ZenFlow ging live in april 2026, een sprint voor op planning en binnen budget. De iPads werden begin april uitgedeeld, waarna een eerste groep van ongeveer vijf gebruikers uit werfleiding en sales de app dagelijks begon te gebruiken. De livegang verliep stabiel, zonder grote bugs.

In de weken daarna volgde hypercare: we bleven het gebruik opvolgen en verwerkten de feedback van de echte gebruikers. De onderaannemers werden in een tweede fase toegevoegd, na een testronde met dummy-accounts zodat de echte partners geen ongewenste mails kregen.

Renozen heeft nu één plek voor werfinformatie in plaats van WhatsApp, mail en losse mappen. Voor de roadmap staan twee zaken klaar: documenten en facturen automatisch laten uitlezen door A.I. voor budgetopvolging per werf, en digitale schetsen op de iPad in plaats van een kladblok.

Flowkify blijft Renozen ondersteunen als A.I. partner, met focus op schaalbare oplossingen en maximale impact.

Wil jij ook weten hoe je de communicatie rond je werven of projecten kan centraliseren? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. scan op maat.