Van A.I.-basis naar een concrete roadmap

Project Overzicht

Wie is Studio Copain?

Studio Copain is een marketing- en communicatiebureau uit Kortrijk. Het bureau werkt voor merken als Lab9, Primus, Rijvers, Mediahuis, In Flanders Fields Museum, Toerisme Oostende en het festival Dranouter. Het team bestaat uit een digital team, account- en projectmanagement, sales en een creatieve studio met copy, PR en grafisch ontwerp. Aan het hoofd staan twee zaakvoerders.

De creatieve sector voelt de impact van A.I. het snelst. Studio Copain wilde daarom niet afwachten. Het bureau koos ervoor om A.I. zelf onder de knie te krijgen, eerst als team, daarna als bedrijfsproces.

De vraag

Studio Copain klopte twee keer bij Flowkify aan. Eerst voor een A.I. training voor het hele team. Daarna voor de volgende stap:

"Ik wil niet blijven steken bij de basis. Leren werken met ChatGPT is vandaag eerder een olympisch minimum dan een voordeel. Wat is de volgende stap in onze A.I.-optimalisatie?"

De vraag was dus niet "welke tools bestaan er", maar "waar in ons bedrijf levert A.I. het meeste op, en in welke volgorde pakken we dat aan".

Project Uitvoering

1 · A.I. training voor het volledige team

We gaven een A.I. training van drie uur bij Studio Copain in Kortrijk. Het hele team was erbij, van sales en projectmanagement tot de creatieve studio.

De opzet was bewust anders dan een klassieke tooldemo:

• Geen lijst van dertig tools, maar vijf tools in de diepte: ChatGPT, Midjourney, HeyGen, Zapier en Runway.
• Alles vertaald naar het werk van een marketingbureau: copy, concepten, beeld, video en koppelingen tussen software.
• Het team kreeg een uitgebreide slidedeck met tips en tricks om zelf verder te oefenen.
• Extra aandacht voor CustomGPT's, zodat het team eigen A.I.-assistenten kon bouwen per klant of per taak.

Het voordeel: het team ging niet alleen kijken, maar direct zelf aan de slag.

2 · A.I. Opportunity Mapping

Daarna volgde een A.I. Opportunity Mapping van vier uur bij Studio Copain. De zaakvoerders en de digital project manager namen deel, samen met twee A.I. consultants van Flowkify.

Zo pakten we het aan:

1. Departementen in kaart brengen. Samen kozen we de afdelingen met de meeste potentie: admin, IT, finance en management, klantencontact, sales en marketing, en operations.
2. Pijnpunten benoemen. Per afdeling schreef het team de knelpunten op. Denk aan te veel interne communicatiekanalen, offertes en pitches die te veel tijd kosten, verslagen die niet consistent zijn, en te weinig zicht op de rendabiliteit van projecten.
3. Brainstormen langs vijftien A.I.-categorieën. A.I. is veel meer dan een chatbot. We liepen vijftien categorieën af, van tekst en analyse tot beeld, spraak en het koppelen van software. Per categorie kort en snel ideeën genereren.
4. Concepten uitwerken. De beste ideeën werden per afdeling uitgewerkt tot een concept met een naam, een doel en de A.I.-categorieën die het gebruikt.
5. Scoren op waarde en complexiteit. Elk concept kreeg een plaats in een matrix. Waarde meten we in besparing op operationele kosten, tijdwinst, risicobeheersing en extra omzet. Complexiteit meten we in benodigde integraties en budget. Zo werd meteen duidelijk wat een quick win is en wat een strategisch project.

3 · De oplevering

Kort daarna leverden we een managementsamenvatting op met drie topopportuniteiten, elk met een doel, functionaliteiten, een MVP-scope en een waarde-inschatting.

Copain César, de A.I. kennisdatabank. Een centrale kennishub per klant. Alle verslagen, offertes, presentaties en documenten worden automatisch opgeslagen en gestructureerd in SharePoint, gekoppeld aan Teamleader. Via een chatfunctie kan elke medewerker die kennis opvragen. Geschatte waarde: ongeveer 60.000 euro per jaar. Complexiteit: medium. Dit werd de nummer één prioriteit.

Copain Cockpit, het allround dashboard. Eén dashboard met een realtime beeld van de financiële situatie per project, per persoon en voor het hele bedrijf. Het combineert data uit Teamleader, Agicap, de boekhouding, Billtobox en de bankrekeningen, met automatische rapporteringsmails naar het management en meldingen bij budgetoverschrijdingen. Geschatte waarde: ongeveer 60.000 euro per jaar. Complexiteit: medium tot hoog, dus starten met een MVP.

Copain Carry, het projectdashboard. De lichtere variant van de Cockpit. Alleen Teamleader als bron, met de rendabiliteit van lopende projecten, meldingen bij te lage marges of overschreden deadlines, en een wekelijkse samenvatting voor het management. Geschatte waarde: ongeveer 2.000 euro per maand. Complexiteit: laag tot medium, dus snel realiseerbaar.

Daarnaast bracht de sessie een reeks quick wins naar boven: een A.I. notetaker, een CRM agent voor leadresearch en sentimentanalyse, een betere financiële dashboardtool in plaats van de bestaande boekhoudsoftware, en A.I.-analyse van uitschieters in campagnedata.

4 · De eerste quick win live

De A.I. notetaker werd meteen uitgerold voor negen gebruikers. Zo werkt het:

1. De notetaker neemt de meeting op en maakt een transcript.
2. Een automatisering in n8n zet dat om in een verslag in de huisstijl van Studio Copain, met actiepunten.
3. Het verslag komt automatisch in de juiste klantenmap in SharePoint.
4. De deelnemers krijgen het verslag per mail ter goedkeuring.

Het voordeel: verslagen en actiepunten zijn consistent, staan altijd op de juiste plaats en kosten niemand nog handwerk. Dit is ook de eerste bouwsteen van Copain César.

Resultaten

De training bracht A.I. van "interessant" naar dagelijks gebruik. Studio Copain zette een eigen ChatGPT-werkruimte op waar het volledige team lid van is. De business manager na de sessie:

"We zijn echt helemaal verkocht aan ChatGPT. Dankjewel om ons zo warm te maken ervoor."

In de copywriting leverde dat direct een besparing op.

De Opportunity Mapping gaf richting. In één namiddag ging Studio Copain van een lange lijst losse ideeën naar drie onderbouwde projecten, elk met een waarde-inschatting, een complexiteitsscore en een MVP-scope. De twee grootste kansen zijn elk goed voor ongeveer 60.000 euro per jaar. Even belangrijk: ook wat niet nu moet gebeuren, staat op papier. De A.I. notetaker draait ondertussen bij negen gebruikers en levert elke week verslagen op zonder handwerk.

Flowkify blijft Studio Copain ondersteunen als A.I.-partner, met focus op stapsgewijze uitrol en projecten die zich snel terugbetalen.

Wil jij ook weten waar A.I. het meeste oplevert in jouw bureau of bedrijf? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. Opportunity Mapping op maat.