Drie A.I.-prioriteiten en een notetaker die al draait

Project Overzicht

Wie is Van Reybrouck?

Van Reybrouck is een accountancy- en advieskantoor uit Sint-Michiels bij Brugge. Het kantoor telt ongeveer 60 medewerkers, verdeeld over accountancy, legal, tax en estate planning en corporate finance.

Van Reybrouck positioneert zich niet als een compliancekantoor dat concurreert op prijs, maar als trusted advisor. Die ambitie botste op een praktisch punt: de kennis om echt adviserende klantgesprekken te voeren zat vooral bij de vennoten en de meer ervaren profielen.

De vraag

Het kantoor experimenteerde al met Microsoft Copilot en losse A.I.-tools, maar zonder duidelijke richting. De vraag aan Flowkify was scherp:

"Waar zit voor ons de echte waarde van A.I., en hoe weten we zeker dat een investering ook effectief iets opbrengt?"

Van Reybrouck wilde geen experimenten meer, maar een keuze die het management kon verdedigen. Eerst overzicht van alle mogelijkheden, dan bewijs van de waarde van de belangrijkste.

Project Uitvoering

De aanpak

Wij werken in drie stappen: eerst de waarde vinden, dan de waarde bewijzen, dan de waarde bouwen. Voor Van Reybrouck betekende dat een A.I. Opportunity Mapping om de kansen te vinden en te prioriteren, daarna een Business Value workshop om de belangrijkste kans concreet te maken. Ondertussen zetten we een quick win live, zodat het team meteen iets in handen had.

1 · A.I. Opportunity Mapping

Een workshop van een halve dag op kantoor, met medewerkers uit alle departementen: van vennoot tot accountmedewerker en IT. Zo werkte de sessie:

1. Inspiratie met concrete A.I.-cases uit de accountancysector.
2. Divisies en rollen in kaart brengen.
3. Pijnpunten en huidig A.I.-gebruik per departement ophalen.
4. Per A.I.-categorie opportuniteiten genereren.
5. Alles plotten op waarde tegenover complexiteit en samen prioriteren via een stemronde.

Het resultaat was een gedragen prioriteitenlijst met drie strategische concepten en enkele quick wins:

Concept	Wat het doet
Client Meeting Support	Een A.I.-agent die alle klantinformatie samenbrengt en omzet in een voorbereide meetingcontext.
Onboarding Buddy	Geautomatiseerde cliëntonboarding, inclusief de antiwitwasformaliteiten.
Proactieve wetgevingsbot	Opvolging van wetswijzigingen met een automatische impactanalyse per dossier.

Het voordeel: het management ging van losse ideeën naar één lijst met duidelijke prioriteiten, gedragen door het hele team.

2 · A.I. notetaker met Leexi

Als eerste concrete stap integreerden we Leexi, onze A.I. notetaker, in de werking van het kantoor.

1. De notetaker sluit aan bij een online of fysieke vergadering en maakt de transcriptie.
2. A.I. maakt er een gestructureerd verslag van, in het format en de huisstijl van het kantoor.
3. Actiepunten en taken worden automatisch uit het gesprek gehaald.
4. Een medewerker keurt het verslag goed voor het naar de cliënt gaat. De mens blijft dus beslissen.
5. Het verslag komt automatisch in de juiste dossiermap in SharePoint terecht.

Het voordeel: niemand notuleert nog manueel, verslagen zijn consistent en de gespreksinhoud is later terug te vinden per cliënt. Leexi is GDPR-proof en volledig Europees gehost, wat voor een accountancykantoor geen detail is.

3 · Business Value workshop

Voor Client Meeting Support gingen we een niveau dieper. In deze workshop tekenden we samen met vennoten, cliëntverantwoordelijken en accountmedewerkers het volledige proces uit:

1. Doel en meetpunten vastleggen: minder voorbereidingstijd, meer relevante context, hogere tevredenheid na het gesprek.
2. Het proces van vandaag mappen: planning, voorbereiding van de cijfers, de meeting, de opvolging en de archivering.
3. Pijnpunten benoemen: informatie verspreid over verschillende systemen, notities op papier, kennis die in hoofden blijft zitten.
4. Een toekomstbeeld uitwerken rond één klantenfiche met A.I.-samenvattingen en voorgestelde gesprekstopics.
5. De scope van een MVP vastleggen in user stories, verdeeld over twee fases.
6. De technische aanpak uittekenen binnen de eigen Microsoft-omgeving van het kantoor, Europees gehost.
7. De businesscase samen berekenen en aftoetsen bij het management.

Het voordeel: geen vage ambitie meer, maar een afgebakende eerste versie met een scope, een planning en een onderbouwde terugverdientijd.

Resultaten

Van Reybrouck weet nu waar A.I. in het kantoor het meeste oplevert, en waarom. De prioriteiten zijn bepaald samen met de mensen die het werk doen, dus er is draagvlak.

De A.I. notetaker is intussen in gebruik: verslagen worden automatisch opgemaakt en belanden in het juiste dossier, met een goedkeuring door een medewerker als laatste stap.

Voor Client Meeting Support gaf het kantoor groen licht om de eerste versie te bouwen. De businesscase bleek sterk positief, vooral omdat het kantoor met dezelfde kwaliteit meer dossiers kan bedienen zonder extra personeel. De eerste fase brengt overzicht en structuur, de tweede fase voegt de A.I.-inzichten toe.

Flowkify blijft Van Reybrouck ondersteunen als A.I.-partner, met focus op schaalbare oplossingen en maximale impact.

Wil jij ook weten waar A.I. in jouw kantoor echt waarde oplevert? Neem contact op met Flowkify voor een A.I. Opportunity Mapping op maat.