Van losse systemen naar één app op het veld

Project Overzicht

Wie is Verlimac?

Verlimac is een loonsproeier uit Koekelare in West-Vlaanderen, gerund door Olivier Vermeersch. Het bedrijf voert gewasbeschermingsbehandelingen uit bij land- en tuinbouwers in de regio. Denk aan honderden percelen, een productcatalogus van 300 tot 400 middelen en strikte wetgeving rond dosissen, wachttijden en registratie.

Het bedrijf werkte met twee verouderde systemen naast elkaar, waarvan er één werd stopgezet door de leverancier. Veel kennis zat bovendien in het hoofd van de planner. En de administratie werd 's avonds en 's nachts weggewerkt.

De vraag

Facturatie gebeurde volledig manueel. Eén factuur opmaken kostte 15 tot 30 minuten, bij ongeveer 400 facturen per jaar. Registraties werden soms vergeten of foutief ingevoerd.

"Administratie en facturatie nemen vandaag buitensporig veel tijd in beslag. Hoe maken we de organisatie efficiënter, rendabeler en toekomstbestendig door manuele processen te automatiseren en slimmer om te gaan met planning, data en regelgeving?"

Project Uitvoering

De aanpak: eerst rekenen, dan bouwen

Wij zijn niet gestart met bouwen, maar met rekenen. In september 2025 hielden we bij Verlimac een A.I. Business Value workshop van een halve dag. Zo verliep die sessie:

1. De topopportuniteit vastleggen en aftoetsen.
2. De doelstelling verfijnen naar meetbare resultaten.
3. Het proces van vandaag uittekenen, van aanvraag tot factuur, met de pijnpunten erop aangeduid.
4. Het gewenste proces van morgen uittekenen.
5. De techniek en de user stories bepalen: koppelingen, datasources, toegangsrechten, must-haves.
6. De businesscase samen berekenen.
7. Mockups schetsen van de ideale oplossing.

Uit de workshop kwamen vijf meetpunten: minder nachtshiften en overuren, administratietijd van uren per dag naar minuten, facturatietijd van 15 tot 30 minuten naar direct klaar, nul vergeten of foutieve registraties, en een terugverdientijd onder de twee jaar.

De businesscase rekenden we eerlijk door. De becijferde jaarlijkse waarde kwam uit op ongeveer 44.700 euro, met een terugverdientijd van ongeveer één jaar en vier maanden. Daarbovenop staat veel waarde die we niet in euro's hebben gezet: minder stress, snellere facturatie, tevreden klanten en betere marges omdat de juiste producten worden aangerekend.

Verlimac gaf op basis daarvan groen licht. Het voordeel: de beslissing om te bouwen stond op cijfers, niet op buikgevoel.

Wat er gebouwd is: het platform Verlimac 2.0

We bouwden het platform in twee fases, agile, met sprints van twee weken en een demo aan het einde van elke sprint. De kick-off was begin december 2025, de eerste versie ging eind maart 2026 in productie. Het platform draait op Microsoft Azure met een SQL-database en werkt op laptop en iPad, ook in het veld.

1 · Centrale database en registratie op tablet

Alle percelen, klanten, producten en leveranciers zitten nu in één systeem. Percelen worden aangemaakt via een interactieve kaart met honderden klikbare landbouwpercelen, gebaseerd op data van Geopunt Vlaanderen. De sproeier registreert een behandeling op de tablet, met product, dosis, oppervlakte en groeistadium. De historiek per perceel is meteen zichtbaar.

Het voordeel: niets gaat meer verloren tussen hoofd, papier en systeem.

2 · Koppeling met Fytoweb en automatische dosiscontrole

Het platform synchroniseert dagelijks met Fytoweb via een beveiligde koppeling: EPPO-codes, erkenningsnummers, toegelaten dosissen en intervalregels. Bij het plannen en registreren controleert het systeem automatisch of een behandeling binnen de wettelijke grenzen valt. Ook gefractioneerde dosering wordt gecontroleerd, dus de opgetelde dosis over meerdere beurten op hetzelfde perceel.

Het voordeel: overschrijdingen worden gezien vóór ze gebeuren, niet achteraf bij een controle.

3 · Automatische teeltfiches en gewasbeschermingsregister

Het gewasbeschermingsregister en de teeltfiches rollen automatisch uit de registraties, als PDF met de klantnaam in de bestandsnaam.

Het voordeel: het officiële document voor een controleur is er in enkele klikken, in plaats van na een avond puzzelen.

4 · Facturatie via Billit, rechtstreeks uit de registratie

Een uitgevoerde behandeling wordt automatisch een factuur in Billit, met de juiste hectareprijs en de juiste product- en dosiscombinatie.

Het voordeel: de facturatietijd per factuur gaat van 15 tot 30 minuten naar quasi nul.

5 · Digitale planning

De planner werkt met een visueel planbord met drag-and-drop en kleurcodes voor geplande en uitgevoerde behandelingen. Vervolgbehandelingen zoals T1 en T2 kunnen in bulk ingepland worden. Er is een koppeling met de landbouwperceelinformatie en met x-y-coördinaten voor perceelidentificatie, plus weerdata via een API.

Het voordeel: de planning zit in het systeem in plaats van in iemands hoofd.

6 · Stockbeheer en marge-inzicht

Aankoopfacturen worden opgeladen en werken de voorraad en de gemiddelde aankoopprijs automatisch bij, ook wanneer de verpakking in gram of milliliter staat. Verkoopprijzen worden per eenheid beheerd en kunnen in bulk aangepast worden via een Excel-template. Het dashboard toont de winst per klant, per perceel en per product, met een instelbare minimummarge per hectare.

Het voordeel: Verlimac ziet nu per sproeibeurt of er marge op zit.

7 · Klantenportaal

Klanten melden zich aan via de website. Hun gegevens worden gevalideerd op btw-nummer. In het portaal zien ze hun percelen, vragen ze nieuwe behandelingen aan, volgen ze hun sproeigeschiedenis en downloaden ze hun gewasbeschermingsregister. Nieuwe percelen komen pas in de database na goedkeuring door Verlimac.

Het voordeel: minder telefoons en mails, en de klant heeft zijn wettelijke documenten zelf bij de hand.

Na de oplevering

Na de oplevering volgde een hypercare-periode en een supportcontract, zodat er een vast aanspreekpunt is en het platform verder kan groeien.

Resultaten

Verlimac werkt vandaag met één platform in plaats van twee verouderde systemen naast elkaar. De registratie gebeurt op de tablet in het veld, het gewasbeschermingsregister en de teeltfiches worden automatisch aangemaakt, en een uitgevoerde behandeling wordt zonder tussenstap een factuur in Billit.

Het opmaken van een factuur duurde eerder 15 tot 30 minuten, bij ongeveer 400 facturen per jaar. Die tijd valt nu grotendeels weg. Dosiscontroles gebeuren automatisch tegen de Fytoweb-regels, dus fouten worden opgemerkt voor ze op een factuur of in een controle belanden.

De becijferde businesscase komt uit op ongeveer 44.700 euro waarde per jaar, met een terugverdientijd van ongeveer één jaar en vier maanden. De grootste winst zit volgens Verlimac zelf in wat niet in die berekening staat: geen administratie meer 's nachts, minder kopzorgen en meer tijd voor het bedrijf en het gezin.

Flowkify blijft Verlimac ondersteunen als A.I.-partner, met verdere uitbreidingen rond planning, rapportering en klantgemak.

Wil jij ook weten wat automatisering en A.I. kunnen betekenen voor jouw bedrijf? Neem contact op met Flowkify voor een Business Value workshop op maat.