Het IT-team bouwt nu zelf Copilot agents

Project Overzicht

Wie is TSG Belgium?

TSG Belgium is gespecialiseerd in technische installaties en service voor tankstations, laadinfrastructuur en energieoplossingen. Het bedrijf heeft zijn hoofdzetel in Turnhout en werkt samen met het Nederlandse zusterbedrijf in Dordrecht. TSG maakt deel uit van de internationale TSG Group, actief in 31 landen met meer dan 7.500 medewerkers.

TSG had Microsoft 365 al in huis en zag dat er veel meer mogelijk was met Copilot. Alleen wist niemand precies hoe je van interesse naar echte toepassingen gaat.

De vraag

Ine Behets, Digital transformation & System Director bij TSG, klopte bij Flowkify aan met een duidelijke vraag:

"Hoe krijgen we onze IT- en supportmensen zo ver dat ze zelf Copilot agents bouwen, en collega's daarin kunnen ondersteunen?"

TSG wilde geen theoretische opleiding. Ze wilden interne trekkers die na de training echt met A.I. aan de slag gaan, met use cases uit hun eigen werkvloer.

Project Uitvoering

De aanpak

We werkten geen standaardopleiding af. Voor de start stuurden we een uitgebreide vragenlijst naar alle deelnemers om hun processen, tools en verwachtingen in kaart te brengen. Daarna volgden drie halve dagen op locatie, met tussentijdse online calls. In die calls bespraken we wat wel en niet werkte, en welke concrete cases in de volgende sessie aan bod moesten komen. Zo bouwde elke sessie verder op de praktijk van de week ervoor.

De groep bestond uit zeven deelnemers: IT-medewerkers, IT-support officers en de digital transformation director zelf. Klein genoeg om hands-on te werken, breed genoeg om de organisatie te bereiken.

1 · Fundamenten en prompting (Turnhout)

Halve dag kennismaking met Copilot.

• Uitleg over het Copilot dashboard en de juiste basisinstellingen per account.
• Prompting skills en technieken, met oefeningen op eigen documenten.
• Duidelijkheid over de beveiligde werkomgeving en het verschil tussen de gratis en de betaalde licentie.

Het voordeel: de deelnemers begrepen meteen wat Copilot wel en niet kan, en gingen thuis zelf verder experimenteren.

2 · Copilot in de 365-tools en eerste agents (Dordrecht)

Halve dag werksessie op basis van cases die TSG zelf aanleverde.

• Copilot in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams.
• Introductie op Copilot agents: wat is een agent, hoe geef je die een vaste instructie en eigen brondata.
• Samen bouwen aan concrete agents met echte TSG-documenten.

Deelnemers bouwden onder meer een HSE-agent die per type werkzaamheid aangeeft welke persoonlijke beschermingsmiddelen nodig zijn, een contractanalist-agent die contractvoorwaarden vergelijkt met de eigen algemene voorwaarden, en een agent die helpdeskmails opstelt met de juiste documentatie uit SharePoint erbij.

Het voordeel: TSG had na één sessie werkende agents in handen, geen slides met voorbeelden.

3 · Copilot Studio en automatisatie (Turnhout)

Halve dag verdieping voor wie verder wil dan losse agents.

• Copilot Studio: triggers, koppelingen met andere tools en autonome acties.
• Multi-agent opzet: een dispatcher-agent die inkomende mails leest en doorstuurt naar gespecialiseerde sub-agents.
• Toepassing op groepsmailboxen zoals de helpdesk- en salesmailbox.

Het voordeel: TSG kreeg een realistisch beeld van wat er nodig is om van assistentie naar automatisatie te gaan.

Begeleiding tussen de sessies

Tussen de sessies zaten online calls van maximum een uur. Daarin losten we blokkades op, gaven we advies over het verschil tussen de standaard Microsoft 365 Copilot licentie en de uitgebreidere versie, en bespraken we welke agents prioriteit kregen. Het traject sloot af met een evaluatiecall en concrete next steps.

Resultaten

Na het traject bouwt TSG zelf agents, zonder Flowkify erbij. De HSE-agent werd getest door de eigen HSE-manager en kwam er uit op ongeveer 95 procent correcte antwoorden. Met de contractanalist-agent kan het team een contract van enkele honderden pagina's laten aftoetsen aan de eigen voorwaarden. Afwijkingen, zoals een betalingstermijn van 90 in plaats van 30 dagen, komen zo snel boven water zonder alles zelf door te lezen.

TSG stelde als doel om eerst 10 à 15 gerichte agents te bouwen per afdeling, in plaats van alles tegelijk te willen.

De impact zit ook buiten de trainingsgroep. De deelnemers namen de rol van interne ambassadeur op en gaven zelf een introductiesessie aan inside sales. TSG zette daarnaast een eigen A.I.-policy op en een Copilot-introductie in het interne e-learningplatform, zodat nieuwe medewerkers meteen de juiste weg vinden naar de beveiligde Copilot-omgeving.

Flowkify blijft TSG ondersteunen als A.I.-partner, met focus op Copilot Studio, automatisatie van groepsmailboxen en de verdere uitbouw van hun A.I.-oplossingen.

Wil jij ook dat je eigen team A.I. agents bouwt in plaats van erover te vergaderen? Neem contact op met Flowkify voor een Copilot traject op maat.