Van losse systemen naar één app op het veld

Project Overzicht

Wie is de klant?

De klant is een loonsproeier in Vlaanderen. Het bedrijf werkt voor land- en tuinbouwers in de regio, in een sector met veel regels en veel papierwerk. Op vraag van de klant houden we de naam voor ons.

De administratie liep via verouderde systemen naast elkaar. Veel kennis zat in het hoofd van één persoon. En het papierwerk werd 's avonds en 's nachts weggewerkt.

De vraag

Administratie en facturatie vroegen veel manueel werk, en dat werk liep makkelijk fout.

"Administratie en facturatie nemen vandaag buitensporig veel tijd in beslag. Hoe maken we de organisatie efficiënter, rendabeler en toekomstbestendig door manuele processen te automatiseren en slimmer om te gaan met planning, data en regelgeving?"

Project Uitvoering

De aanpak: eerst rekenen, dan bouwen

Wij zijn niet gestart met bouwen, maar met rekenen. In een A.I. Business Value workshop brachten we samen met de klant het proces van vandaag in kaart, met de pijnpunten erop. Daarna tekenden we het gewenste proces van morgen uit, legden we meetbare doelen vast en rekenden we de businesscase door.

De cijfers blijven tussen ons en de klant, maar ze waren duidelijk genoeg om groen licht te geven. Daarbovenop staat veel waarde die je niet in euro's uitdrukt: minder stress, minder fouten en tevreden klanten.

Het voordeel: de beslissing om te bouwen stond op cijfers, niet op buikgevoel.

Wat we bouwden

We bouwden een platform op maat dat de verouderde systemen vervangt. Het werkt op kantoor en op het veld, en het werkt samen met de systemen die het bedrijf al gebruikt, zoals de boekhouding en de facturatie. We werkten agile, in korte sprints met een demo na elke sprint, zodat de klant telkens kon bijsturen.

Na de oplevering volgde een hypercare-periode en een supportcontract. Zo is er een vast aanspreekpunt en kan het platform verder groeien.

Resultaten

De klant werkt vandaag met één platform in plaats van losse, verouderde systemen. De administratie vraagt veel minder tijd, er gaat minder mis en facturen vragen geen manueel werk meer.

De grootste winst zit volgens de zaakvoerder in wat niet in een berekening past: geen administratie meer 's nachts, minder kopzorgen en meer tijd voor het bedrijf en het gezin.

Flowkify blijft de klant ondersteunen als A.I.-partner.

Wil jij ook weten wat automatisering en A.I. kunnen betekenen voor jouw bedrijf? Neem contact op met Flowkify voor een Business Value workshop op maat.