Klanten
Je klantenbestand met de gegevens die je kantoor bijhoudt. Andere tools kunnen zo met dezelfde lijst werken als je team.
Koppeling
AdminPulse koppelen aan je andere software
In AdminPulse staan je klanten, taken en uren. We koppelen AdminPulse aan de rest van je kantoor. Zo moet je niets meer dubbel ingeven.
Wat kan je koppelen met AdminPulse?
AdminPulse is voor veel Belgische accountantskantoren de plek waar het praktijkbeheer gebeurt. Daar zie je wie welke klant opvolgt, welke taken er openstaan en hoeveel tijd er op een dossier gaat. Die informatie is ook nodig in andere pakketten: in je facturatie, in je boekhoudsoftware of in een overzicht voor de vennoten.
Met een AdminPulse-koppeling stroomt die informatie vanzelf door. Een medewerker registreert iets één keer, en de andere systemen weten het ook. Dat scheelt overtypen, maar het scheelt vooral fouten. Want wat je twee keer ingeeft, klopt vroeg of laat op één plek niet meer.
We bouwen op de AdminPulse API. Die laat andere software gegevens uit AdminPulse lezen, en AdminPulse kan zelf een signaal sturen zodra er iets wijzigt. Dit zijn de gegevens waar kantoren het vaakst mee aan de slag gaan.
Einddatum van een klant
Stopt een klant, dan vul je in AdminPulse een einddatum in. Een agent kan dat oppikken en het verdere stopzetten in gang zetten.
Taken
De taken per dossier en wie ervoor verantwoordelijk is. Uren kunnen zo aan de juiste taak gekoppeld worden, ook in een ander systeem.
Tijdsregistraties
Elke registratie van gewerkte uren. Dit is het gegeven dat het vaakst naar een ander pakket moet, bijvoorbeeld voor projectopvolging.
Facturatie
Wat er gefactureerd kan worden op basis van de geregistreerde tijd. Met een koppeling hoef je die gegevens niet meer met de hand over te zetten.
Voorbeelden uit de praktijk
Tijdsregistraties naar Odoo
Logt een medewerker van Cobofisk tijd in AdminPulse, dan staat die registratie binnen het uur ook in Odoo. Vroeger gebeurde dat één keer per maand met een export. Ontbreekt er een koppeling met een taak of een medewerker, dan krijgt de verantwoordelijke automatisch een mail.
Gebouwd voor Cobofisk
Gestopte klanten opsporen
Een A.I.-agent leest de einddatum uit AdminPulse, kijkt in het KBO en zoekt dossiers waar geen tijd meer op komt. Een medewerker bevestigt in een overzicht. Pas daarna zet de agent de licenties in andere pakketten stop en archiveert hij het dossier.
Gebouwd voor ACS Accountants
Werkdruk zichtbaar voor een deadline
Voor een deadline zoals de btw-aangifte wil je weten welke dossiers nog openstaan en wie het druk heeft. We kunnen de taken en uren uit AdminPulse samenbrengen in één overzicht. Zo zie je op tijd waar je moet bijsturen, in plaats van op de laatste dag.
Mogelijkheid
Case: Cobofisk
47ontbrekende registraties gevonden in een testrun van vier weken
Bij Cobofisk is AdminPulse de bron van waarheid voor gewerkte uren. Odoo gebruikt het kantoor voor project- en facturatiebeheer. De uitdaging was dus niet alleen om uren over te zetten, maar om Odoo altijd gelijk te houden met wat in AdminPulse staat.
Elke tijdsregistratie krijgt in Odoo het unieke ID van AdminPulse mee. Daardoor weet de koppeling welke registratie bij welke hoort, en ontstaan er geen dubbels. Een webhook zet nieuwe en gewijzigde uren meteen door. Elke nacht volgt een controle die beide systemen naast elkaar legt en Odoo bijwerkt waar het afwijkt.
Hoeveel dat uitmaakt, bleek tijdens een testrun over vier weken. De flow vond 47 registraties die in Odoo ontbraken, en maakte er 38 automatisch aan. Met een aparte flow kan het kantoor zo'n controle zelf opnieuw draaien voor een maand of een kwartaal. Lees ook hoe ACS Accountants AdminPulse gebruikt om gestopte klanten automatisch op te sporen.
Lees de volledige case van CobofiskLees de case over de offboarding-agent van ACS
Wat kan je met de AdminPulse API?
Zoek je naar de AdminPulse API, dan wil je waarschijnlijk weten hoe je er technisch aan koppelt. Kort gezegd: een API is een vaste ingang waarlangs een ander programma gegevens kan opvragen of doorgeven. AdminPulse heeft zo'n ingang.
Daarnaast kan AdminPulse een webhook sturen. Dat is een automatisch bericht op het moment dat er iets verandert, bijvoorbeeld wanneer iemand uren registreert. Een koppeling hoeft dan niet steeds te gaan vragen of er iets nieuws is. Ze krijgt het meteen te horen.
We combineren die twee vaak. De webhook zorgt voor snelheid, een geplande controle via de API zorgt voor zekerheid. Voor de flows zelf gebruiken we tools zoals n8n, en bij grotere projecten een platform dat meerdere koppelingen samen beheert. Meer over die aanpak lees je bij procesautomatisering.
Veelgestelde vragen
Kan ik AdminPulse koppelen aan Odoo?
Ja. Voor Cobofisk bouwden we precies die koppeling. Uren gaan van AdminPulse naar Odoo, en een controle elke nacht houdt beide gelijk. De andere kant van het verhaal lees je op onze pagina over de Odoo koppeling.
Werkt een AdminPulse-koppeling ook met andere kantoorsoftware?
Ja, dat kan. Bij ACS Accountants werkt de offboarding-agent met gegevens uit AdminPulse, Exact Online, Silverfin en Clearfacts. Voor Exact Online hebben we een aparte pagina over de Exact Online-koppeling.
Wat gebeurt er als AdminPulse en Odoo niet overeenkomen?
Dan wint AdminPulse. Bij Cobofisk is AdminPulse de bron van waarheid. De nachtelijke controle zoekt de verschillen en zet Odoo recht. Zo blijft er één versie van de waarheid over.
Werkt dit samen met Leexi?
Leexi is de notetaker waar wij zelf veel mee werken, ook bij accountantskantoren. Of gespreksverslagen automatisch bij het juiste dossier in AdminPulse kunnen komen, bekijken we graag samen voor jouw situatie.
Hoeveel tijd vraagt dit van mijn team?
Vooral in het begin. We willen goed begrijpen hoe jullie vandaag met AdminPulse werken. Het bouwen en testen nemen wij op ons. Daarna kies je of wij het beheer doen of dat je eigen IT het overneemt.
Plan een gesprek
Haal meer uit AdminPulse
Welke gegevens uit AdminPulse geef je vandaag nog een tweede keer in? Plan een gesprek, dan zoeken we samen de koppeling die het meeste tijd vrijmaakt.