Koppeling

SharePoint, Outlook en Teams koppelen aan je tools en aan A.I.

Je documenten staan in SharePoint, je mails in Outlook en je gesprekken in Teams. We koppelen ze aan de rest van je software. Alles blijft in je eigen Microsoft-omgeving.

Plan een gesprek Alle koppelingen

Wat kan je koppelen met Microsoft 365?

Veel bedrijven werken de hele dag in Microsoft 365, maar de onderdelen praten slecht met de rest van hun software. Een verslag blijft in een persoonlijke map staan. Een bijlage blijft hangen in iemands mailbox. Een afspraak uit een Teams-meeting komt nooit in het klantdossier. Met een koppeling vindt elk stuk informatie zelf de weg naar de juiste plek.

We bouwen die koppelingen via Microsoft Graph, de officiële API van Microsoft. Daarmee kan een toepassing gegevens uit SharePoint, Outlook en Teams lezen en wegschrijven. Ze krijgt enkel de rechten die jouw beheerder haar geeft. Dit zijn de onderdelen die je kan verbinden.

Documenten en mappen in SharePoint

Bestanden bewaren, ophalen of altijd de laatste versie tonen in een andere tool. Een koppeling kan ook een vaste mappenstructuur volgen per klant, project of werf, zodat alles op dezelfde manier geordend staat.

Mails in Outlook

Een inkomende mail of bijlage kan het startpunt zijn van een volgende stap. Omgekeerd kan een koppeling zelf een mail versturen, bijvoorbeeld een verslag naar iedereen die in de meeting zat.

Agenda in Outlook

Je kalender weet wanneer een meeting plaatsvindt en wie erbij is. Bij Expliciet gebruikt de A.I.-notetaker die agenda om te weten welke externe meetings hij moet opnemen.

Berichten in Teams

Een seintje in het juiste kanaal of chatgesprek, zodat je collega's weten dat er iets klaarstaat. Ook een online meeting in Teams kan het begin zijn van een automatisch verslag.

Rechten en toegang

Wie mag wat zien? Een goede koppeling volgt de rechten die al in SharePoint staan. Zo hoef je geen tweede lijst met toegangen bij te houden naast die van je IT.

Voorbeelden uit de praktijk

Verslagen automatisch in SharePoint

Elke klantmeeting bij Expliciet levert een verslag op, of ze nu in Teams of bij de klant plaatsvindt. Een flow in n8n zet het in de huisstijl van het bureau, slaat het op in SharePoint en stuurt het naar de deelnemers. Niemand moet nog notities uittypen of doorsturen.

Gebouwd voor Expliciet

Werfopvolging met SharePoint en Teamleader

Renozen volgt zijn werven op in ZenFlow, een webapp op de Microsoft-cloud. Projecten komen uit Teamleader, plannen en documenten uit SharePoint. Een foto die de werfleider ter plaatse neemt, staat ook meteen in SharePoint, en omgekeerd. Inloggen gaat met het gewone Microsoft-account.

Gebouwd voor Renozen

Copilot veilig inzetten met duidelijke afspraken

Dewulf Group wilde A.I. en Copilot breed gebruiken zonder de controle te verliezen. Samen werkten we een zonemodel uit met een groene, oranje en rode zone, elk met eigen regels voor data en delen. Een korte A.I.-policy maakt duidelijk welke tools mogen en welke gegevens waar gebruikt worden.

Traject met Dewulf Group

Case: Expliciet

70-75%van het notitiewerk via A.I.

Expliciet is een full service marketingbureau uit Diepenbeek, met meer dan 40 medewerkers en meer dan 100 klanten. Het bureau werkt volledig in Microsoft: Outlook, Teams en SharePoint. Account- en projectmanagers zitten de hele dag in meetings, ongeveer 60 procent online en 40 procent op locatie. Hun notities belandden verspreid in OneNote en persoonlijke mappen.

We koppelden de A.I.-notetaker Leexi aan de Outlook-kalenders van het team. Is een meeting verwerkt, dan haalt een automatisatie in n8n het verslag, de transcriptie en de actiepunten op. Het verslag komt opgemaakt in SharePoint en gaat per mail naar de organisator en de deelnemers. Wie een opname mag bekijken, hangt af van de rechten in SharePoint.

Vandaag werken tien mensen met de notetaker. Bij de uitvoerende profielen gebeurt 70 tot 75 procent van het notitiewerk nu via A.I. Expliciet beheert de flow intussen zelf, in de eigen n8n-omgeving.

Lees de case van Expliciet

Alles blijft in je eigen Microsoft-omgeving

Een koppeling met Microsoft 365 betekent niet dat je bestanden naar een andere partij verhuizen. Via Microsoft Graph leest en schrijft de koppeling rechtstreeks in je eigen SharePoint, Outlook en Teams. Je beheerder geeft daar één keer toestemming voor en kan die later altijd weer intrekken.

Moet er toch iets extra draaien, zoals een agent of een webapp, dan kan dat ook in je eigen cloud. Voor LeaseBroker draait de oplossing in zijn eigen Azure-omgeving, met de gegevens binnen Europa. ZenFlow van Renozen loopt op de Microsoft cloud, en je meldt je er aan met hetzelfde account als voor je mail.

Zo blijven beveiliging en rechten op één plek: in de omgeving die je IT al kent en beheert. Je hoeft geen nieuw systeem te leren vertrouwen.

Veelgestelde vragen

Blijven mijn gegevens in mijn eigen Microsoft-omgeving?

Ja. Bij LeaseBroker draait de oplossing in zijn eigen Azure-omgeving, met gegevens binnen Europa. Lees er meer over in de case van LeaseBroker.

Werkt dit samen met Copilot?

Ja. We helpen ook bij het veilig inzetten van Copilot, zoals bij Dewulf Group en Titeca. Voor Dewulf Group werkten we een zonemodel en een A.I.-policy uit. Bij Titeca leidden we de hele organisatie op in Microsoft Copilot.

Wat is Microsoft Graph?

De standaardingang van Microsoft om gegevens uit SharePoint, Outlook en Teams te lezen en te schrijven, met de rechten die jij toelaat. Het is één API voor alle onderdelen van Microsoft 365, dus een koppeling hoeft niet voor elk programma apart een weg te zoeken.

Heb ik Microsoft 365 Copilot nodig voor een koppeling?

Nee. De koppelingen die we via Microsoft Graph bouwen, werken los van Copilot. De verslagflow bij Expliciet draait bijvoorbeeld met Leexi en n8n. Wel komt alle klantkennis zo netjes in SharePoint te staan, wat handig is als je later met Copilot aan de slag gaat.

Kan ik het beheer later zelf overnemen?

Dat kan. Expliciet nam de automatisatie na de oplevering in eigen handen en bouwt ze verder uit. Renozen koos dan weer voor een supportcontract, zodat de flows bewaakt blijven en kleine aanpassingen snel gebeuren. Je kiest wat het best bij je team past.